Можно ли при оформлении поставки учесть сроки годности товаров?

Для того чтобы можно было указать сроки годности при оформлении поставки товаров, необходимо настроить соответствующую политику учета серий товаров. Политика учета серий настраивается для каждого вида номенклатуры и для каждого склада.

Рассмотрим конкретный пример.

Поставка продуктов производится на оптовый склад «Продуктовая база». При приемке товаров регистрируются сроки годности продуктов. Товар продается оптом со склада «Продуктовая база» и в розницу («Ларек «Розница»). При продаже оптом сроки годности могут быть откорректированы пользователем, при продаже в розницу информация о сроках годности списывается автоматически, без участия пользователя.

Для учета сроков хранения используется механизм серий, поэтому, прежде чем начать решать данную задачу, необходимо в разделе Администрирование – Номенклатура установить флажок Серии товаров.

Теперь приступим к настройке политики учета серий (учета по срокам годности). Для настройки политики учета серий откроем форму вида номенклатуры «Продукты» (раздел Нормативно-справочная информация – Настройки и справочники). Для вида номенклатуры установим флажок Использовать серии. После установки флажка появится информация о сериях, с помощью которой будем настраивать учет сроков годности товаров.

В поле Серии идентифицируют выберем нужный вариант учета – «Партии товаров, имеющих одинаковый срок годности» и укажем точность указания срока (до дней).

Теперь определимся с политикой списания товаров с различными сроками годности. При оформлении продаж в розницу конечному покупателю программа должна автоматически списывать товары с разными сроками годности. Поэтому для склада «Ларек «Розница» установлена политика учета серий Авторасчет по FEFO остатков серий. При продаже товаров оптом со склада «Продуктовая база» пользователь может корректировать списываемые серии товаров (сроки годности). Поэтому для этого склада установлена политика учета серий Управление по FEFO остатками серий.

Напомним, что для каждого вида номенклатуры можно определить свою политику учета серий. Список тех политик учета серий, которые могут быть применены на предприятии, хранится в справочнике Политики учета серий.

После того как определились с политикой учета серий (в нашем случае сроков годности), покажем, как регистрируются сроки годности при приемке и отгрузке продуктов.

Склад Продуктовая база является ордерным, поэтому информация о сроках годности вводится кладовщиком в момент оформления фактической поставки товаров на склад – в документе Приходный ордер на товары. Если склад не является ордерным, то информация о сроках годности фиксируется в момент оформления документа Поступление товаров и услуг.

Программа подсказывает, для каких товаров необходимо указать серии (сроки годности): такие товары в табличной части документа помечаются знаком № синего цвета.

Для регистрации сроков годности нажмите кнопку Указать серии. В появившемся диалоговом окне укажите сроки годности и то количество товаров, которое имеет указанный срок годности. Обратите внимание на то, что серии регистрируются для той единицы измерения, в которой хранятся остатки товаров.

При вводе срока годности с помощью календаря предусмотрен дополнительный сервис расчета срока годности на основании данных о дате изготовления и сроке хранения товаров.

Информацию о сериях в этом диалоговом окне можно заполнить с помощью сканера штрихкода. При этом можно настроить порядок сканирования серий товаров (кнопка Настройка).

Нажмите кнопку Завершить, перенесите информацию о сроках годности в документ, укажите у документа Приходный ордер на товары статус Принят и проведите документ.

Итак, в соответствии с приведенным рисунком зарегистрировали тот факт, что на склад поступило 100 упаковок товара «Мука блинная» со сроком годности до декабря 2014 года и 400 упаковок, срок годности которых истекает в январе 2015 года.

Серии заполняются при фактической отгрузке товаров со склада. Поскольку склад Продуктовая база является ордерным складом, то фактическая отгрузка товаров со склада Продуктовая база оформляется документом Расходный ордер на товары. В соответствии с установленной нами политикой учета серий сроки годности при отгрузке с этого склада заполняются автоматически по принципу FEFO (first expire first out). То есть в первую очередь отгружается товар, срок годности которого наименьший (срок годности истек). Пользователь имеет право отредактировать эту информацию, поскольку была выбрана политика Управление по FEFO остатками серий.

Теперь переместим часть товаров на склад «Ларек «Розница». Информация о сроках годности товаров в документе Перемещение товаров будет заполнена автоматически при фактической отгрузке товаров с ордерного склада Продуктовая база, в документе Расходный ордер на товары.

При приемке товаров на склад «Ларек «Розница», то есть при проведении документа Перемещение товаров в статусе Принято, программа предложит заполнить серии товаров в соответствии с указанными сроками годности при отгрузке товаров. При необходимости эти сроки годности можно уточнить.

На склад «Ларек «Розница» поступят товары с указанными сроками годности.

При регистрации продаж со склада «Ларек «Розница» серии будут списываться автоматически в соответствии с установленной нами политикой учета Авторасчет по FEFO остатков серий. При оформлении документа Отчет о розничных продажах, которым фиксируются продажи товаров, будут автоматически заполняться серии (сроки годности), то есть будут автоматически списываться товары с наименьшим сроком годности.

С помощью отчета Остатки товаров по срокам годности можно проконтролировать остатки товаров с истекающим сроком годности.

В отчете можно установить различные фильтры (кнопка Настройки) и посмотреть остатки товаров, у которых истек или скоро истекает срок годности.

Строки в документе поставки будут заполнены в полном соответствии с заказом поставщика.

При оформлении поставки товаров программа контролирует соответствие поставки товаров оформленному заказу. Программа не позволит провести документ поставки, если в строках, которые заполнены по заказу, будет указано большее количество товаров, чем в заказе.

Если поставщик поставил товара больше, чем планировалось по заказу, или поставил другой товар, то информация об этом вводится отдельной строкой в табличную часть документа поставки (документа Поступление товаров и услуг). Для корректировки строк в документе можно воспользоваться командами Разбить строку (CTRL + F9) и Отвязать строки от заказа.

При поставке поставщик может изменить цены поставки. Программа сигнализирует о том, что цены поставки изменились по отношению к тем ценам, которые были указаны в заказе. В соответствии с нашим примером в соглашении с поставщиком указано, что мы не можем принимать товар по ценам, которые выше указанных в соглашении (введенных в документе Регистрация цен поставщика). Провести такой документ сможет только тот сотрудник (руководитель), у которого установлено право отклонения от условий закупок.

Если в документе поставки указывается, что поставщик предоставляет дополнительную скидку по конкретным товарам, то необходимо ввести информацию о скидке в поле %руч. Если поставщик предоставляет скидку на все товары, то для заполнения информации о скидке можно воспользоваться командой Скидки (наценки) – Назначить ручную скидку (наценку).

После ввода данных следует сверить введенные данные с печатной формой входящего документа. Нужно зарегистрировать номер и дату входящего документа, входящий счет-фактуру и т. д.

Далее следует оформить фактическую поставку товаров, если товар принимается на ордерный склад. Следует отметить, что если поставка товаров оформляется по заказу поставщику, то в качестве распоряжения на поставку товаров на ордерный склад будет использоваться заказ поставщику, а не документ поставки товаров (документ Поступление товаров и услуг). На основании заказа поставщику нужно будет оформить документ Приходный ордер на товары, принять товары на склад. Процесс приемки товаров аналогичен тому, как это было описано в предыдущих разделах.

Финансовые документы (документы Поступление товаров и услуг) можно оформить в любой момент времени – как до фактической поставки товаров на склад, так и после.