1С-ЭПД: подключение и внедрение электронных перевозочных документов (ЭТрН, ГИС ЭПД)

С 1 сентября 2026 года вступают в силу изменения законодательства: для всех участников рынка грузоперевозок электронные перевозочные документы (ЭПД) станут обязательными.

Это значит, что привычные бумажные накладные и заявки уходят в прошлое. Их заменят цифровые аналоги:

• электронные транспортные накладные (ЭТрН),
• электронные сопроводительные ведомости,
• заказ-наряды,
• путевые листы,
• заказы (заявки) и договора фрахтования.

Переход на ЭПД даёт рынку ощутимые плюсы:

• снижаются расходы: больше не нужно тратиться на бумагу, печать и курьерскую доставку документов;
• расчёты проходят быстрее — по статистике, оплата приходит в среднем на 20 дней раньше;
• все документы хранятся в системе ГИС ЭПД; контролирующие органы при необходимости сразу получают доступ к данным о перевозке.

Правовое основание — федеральный закон от 07.06.2025 № 140‑ФЗ «О внесении изменений в закон о транспортно-экспедиционной деятельности». С 1 сентября 2026 г. все перевозчики и их контрагенты обязаны оформлять транспортные накладные, заявки, экспедиторские документы и даже железнодорожные или авиагрузовые накладные в электронном виде.

Одновременно с этим утверждены Правила обмена ЭПД (Постановление Правительства РФ № 931 от 21.05.2022). Они предписывают, в каком формате оформляются электронные перевозочные документы, и как участники рынка взаимодействуют через государственную систему ГИС ЭПД. Бумажные документы останутся только в отдельных случаях — их определит Минтранс.

ФНС рекомендует заранее получить квалифицированные электронные подписи (КЭП) для руководителя и сотрудников, подключиться к аккредитованным операторам ГИС ЭПД и настроить обмен с контрагентами. Чем раньше компания перейдёт на новый формат работы, тем спокойнее пройдет адаптация. Бумажные папки с накладными скоро окончательно уйдут в прошлое.

Все эти электронные документы подписываются КЭП участников цепочки, что придает им юридическую силу. Информация фиксируется централизованно и хранится в ГИС ЭПД и системах операторов электронного документооборота.

Для пользователей платформы «1С:Предприятие 8» уже есть готовое решение — облачный сервис «1С-ЭПД». Он позволяет создавать и отправлять электронные перевозочные документы прямо в привычной среде 1С, без выгрузок и ручного дублирования данных.

Что умеет «1С-ЭПД»:

• В системе поддерживаются форматы всех шести видов ЭПД. Кроме того, можно обмениваться неформализованными (произвольными) документами, если нужно.
• Сервис упрощает работу всех участников перевозки: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей, фрахтователей, экспедиторов, кладовщиков. Участники получают уведомления о ходе погрузки и выгрузки, видят статусы документов и самой перевозки.
• Данные автоматически передаются в ГИС ЭПД.
• Сервис поддерживает разные сценарии работы: замену автомобиля, частичный отказ от груза и другие изменения в процессе перевозки.

1С-ЭПД работает на платформе «1С:Предприятие 8» и подключается к большинству популярных конфигураций:

• «1С:Бухгалтерия»,
• «1С:ERP»,
• «1С:Управление торговлей»,
• «Управление автотранспортом Стандарт/ПРОФ»,
• «Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП».

Существуют как типовые настройки решения, так и проектный формат внедрения для нетиповых систем. Дополнительно сервис предоставляет API, поэтому его можно интегрировать с любыми корпоративными или собственными разработками.

Переход на ЭДО (электронный документооборот) в 1С требует трёх основных шагов: получить квалифицированные подписи, подключиться к оператору ЭПД (Калуга-Астрал) и настроить обмен с контрагентами. Важно оформить КЭП на руководителя и на ответственных сотрудников, а также при необходимости выпустить машиночитаемые доверенности. Подключение к оператору обеспечит канал обмена через ГИС ЭПД. Далее в 1С в разделе электронного документооборота (1С-ЭДО) настраивают отправку приглашений контрагентам и принимают их, после чего необходимо произвести настройку обмена электронными перевозочными документами в учетной системе. Наконец, следует выдать водителям и другим участникам (кладовщикам, кассирам, исполнителям) смартфоны или планшеты с интернетом, чтобы они смогли работать с формируемыми ЭПД на ходу. Во многих типовых конфигурациях 1С уже есть встроенные инструменты для работы с ЭПД и ЭДО, что делает старт быстрым и удобным.

Обмен ЭПД происходит по простой схеме, где каждый участник цепочки подписывает свой этап перевозки:

1. Грузоотправитель формирует электронную транспортную накладную (ЭТрН) в 1С и отправляет её перевозчику и грузополучателю.
2. Перевозчик принимает накладную и подтверждает погрузку, либо оформляет отказ (отдача груза). Если груз принят, автоматически фиксируется титул погрузки (Т2). На этом этапе перевозчик может указать переадресацию груза, замену транспортного средства или водителя.
3. После доставки груза грузополучатель уведомляет о приёмке или отказе. Это фиксирует титул приёмки (Т3) или непринятия (Т4).
4. Перевозчик подтверждает передачу груза (титул Т5). Если груз передан частично, оформляется возврат или замена ТС/водителя. При изменении стоимости перевозчик направляет накладную на согласование отправителю.

Все титулы (этапы) отражаются в документе ЭТрН, а подписи проставляются автоматически при выполнении каждого шага. Интерфейс 1С наглядно показывает текущий статус рейса и все его этапы – от оформления накладной до завершения перевозки. Потеря документов исключена.

Важно: на каждую перевозку формируется свой комплект документов. Мультимодальность в рамках одного ЭПД не предусмотрена. Один груз — один рейс — один полный набор титулов. Если нужно отвезти другой груз, создается новый ЭПД.

Современный элемент системы – мобильное приложение 1С-ЭПД. Все сведения по рейсу хранятся в смартфоне. Вместо стопки бумаг водитель просто показывает инспектору QR-код.

Код автоматически формируется в системе и содержит данные об отправителе, перевозчике, получателе, грузе и транспорте. Инспектор ГИБДД по нему мгновенно считывает всю информацию (даже без доступа к интернету) и сверяет с базой ГИС ЭПД.

Важно: Выход в рейс без Электронной транспортной накладной запрещено, QR-код невозможно предъявить в распечатанном виде или скриншот, так как он будет анимированным и состоять из нескольких.

• QR-код, сформированный ГИС ЭПД
• Меню звонков, которое позволит при необходимости быстро связаться с грузоотправителем или грузополучателем.
• Кнопка вызова навигатора. Нажав на кнопку, водитель может построить маршрут до пункта назначения в приложениях Яндекс.Навигатор или Яндекс.Карты, если они установлены на устройстве, или, если не установлены, то используя версию Яндекс.Карты в браузере.

При обмене документами важную роль играет корректная настройка контрагентов. Можно задать «блокирующие условия» — например, по ИНН или по роли в перевозке. Это помогает избежать случайной отправки документов не тому участнику цепочки.

Если в перевозке участвует экспедитор, для него постепенно внедряется система «ГосЛог» — единая государственная платформа реестра экспедиторов (по приказу Минтранса). С 1 марта 2026 года экспедиторские услуги должны фиксироваться в этой системе, которая станет частью цифровой логистики.

Таким образом, 1С-ЭПД работает как единая цифровая линия обработки перевозок. Сервис формирует документы, направляет их участникам, контролирует подписание и фиксирует каждый этап. Подписи ставят все ответственные лица — от кладовщика и кассира до водителя и экспедитора. Операции выполняются внутри 1С, а система уведомлений не даст пропустить ни один этап рейса.