Согласования договоров и других внутренних документов на базе 1С Документооборот 8 КОРП в производственной компании

Переход на безбумажную модель согласования договоров и внутренних документов между отделами в компании с помощью 1С Документооборот 8 КОРП

Кратко о компании

Производственная компания имеет несколько цехов, механообрабатывающий, сварочный и сборочное производства, а также отдельное офисное здание для офисных сотрудников. Предприятие производит услуги: термообработка, гальванические и лакокрасочные работы, зуборезные работы. Сотрудничает как с юридическими лицами, так и с физическими. Заказы разноплановые, есть по госконтрактам, есть серийное производство для массовой реализации, а также есть индивидуальные заказы, штучные изделия.

Описание задачи

Финансовый директор обратилась к специалистам Центра сопровождения Виктория, с проблемой организовать работу с договорами. В компании большой поток договоров, есть шаблонные договора, есть договора, которые составляются индивидуально, есть договора поступают от партнера уже подписанные и их нужно согласовать и подписать.

В общей сложности с договорами работает около 20 сотрудников в компании: экономист, главный бухгалтер, финансовый директор, коммерческий директор, начальник производства, директор по маркетингу и менеджеры отдела реализации. Регулярно случаются задержки отгрузкой товаров из-за длительного согласования и подписания документов.

Проблема усложнялась еще тем, что директор по маркетингу и начальник производства, имеют разъездной характер работы и не всегда удается оперативно посмотреть документы и согласовать или сообщить о замечаниях.

По внутреннему регламенту договора для согласования отправляются по внутренней почте, последовательно каждому руководителю, вносит изменения менеджер после проверки, бывают взаимоисключающие дополнения от разных руководителей. В итоге, назначается встреча очная для обсуждения договора и урегулирования вопросов.

При проведение бесплатного предпроектного обследования, руководитель производства озвучил необходимость согласования спецификаций на изделия и счетов на закупку материалов.

Финансовый блок, экономисты и бухгалтерия, рассказали, что при подписании актов и УПД бывают спорные ситуации, поэтому надо настроить подписание в зависимости от номенклатуры, ответственный руководитель отдела и должен его подписывать.

В компании уже используются программные продукты фирмы 1С: 1С Бухгалтерия КОРП и 1С Зарплата и Управлением Персоналом ПРОФ.

Решение задач

Специалисты центра сопровождения Виктория предложили автоматизировать работу с помощью 1С Документооборот 8 ПРОФ, настроить блок Управление договорами и подключить Мобильную версию для разъездных сотрудников.

Для ограничения доступа линейных менеджеров к документам, были настроены права пользователям, с учетом того, что некоторые сотрудники могут выполнять 2 роли.
Для того, что б данные по покупателям оперативно попадали из 1С Бухгалтерия 8 КОРП и не приходилось повторно заносить реквизиты о компании настроили типовыми средствами интеграцию между 1С Бухгалтерия 8 КОРП и 1С Документооборот 8 ПРОФ.
Были согласованы и подготовлены шаблоны договоров 35 видов, заявок на договор 3 вида дополнительных соглашений. Это позволило сократить менеджерам время на подготовку договоров, исключить использование не актуальных или поврежденных шаблонов.
Настроены маршруты согласования и подписания договоров в зависимости от вида договора (типовой или индивидуальный) и от номенклатуры (в зависимости от изделия отличаются сроки поставки и срок договора меняется).
Настроили маршруты согласования заявок на оплату исходя из суммы счета и номенклатуры (не всегда необходимо согласование коммерческого директора, достаточно экономиста и главного бухгалтера).
Акты об оказание услуг, УПД, спецификации 20 видов. Реализован маршрут согласования между отделами компании.

Результаты внедрения:

Менеджеры стали быстрее готовить договора для согласования, не тратиться время на поиск шаблона, и проверку его актуальности. Раньше на подготовку и заполнение тратилось 2-4 часа, после установки 1С документооборот 8 ПРОФ 1-2 часа.

Директор по маркетингу и начальник производства при работе с Мобильным приложением 1С Документооборот 8 отметили удобство использования, можно в дороге или между встречами познакомится с договором, отписаться о замечаниях или согласовать уже итоговую версию.

В целом автоматизация согласования договоров с помощью 1С Документооборот 8 ПРОФ позволила сократить время от создания договора до его утверждения до 3-х дней, хотя ранее до 7 дней было.

Проект по автоматизации производственной компании был реализован для 20 сотрудников, длительность составила 3,5 месяца и стоимость внедрения под ключ 1 150 000 рублей.

Работы проводились в технологии Проектного внедрения, подробнее по по ссылке >>>

Заказать предпроектное обследование

Согласования договоров и других внутренних документов на базе 1С Документооборот 8 КОРП в производственной компании

Описание задачи

Похожие решения