1С:Документооборот 8

 

1С:Документооборот 8

Готовая система электронного документооборота из коробки. В поставку входит программа с готовыми настройками базы и вся НСИ. Подробнее о 1С:Документооборот 8

купить 1с документооборот, 1с документооборот цена,  1с документооборот стоимость

Стоимость программы 1С:Документооборот 8

Наименование продукта Часы в подарок Цена Заказ
1С:Документооборот 8 ПРОФ 3 36 000 руб.
Купить
1С:Документооборот 8 КОРП 15 187 000 руб.
Купить
1С:Документооборот государственного учреждения 8 12 117 600 руб.
Купить


    1С:Документооборот - готовая система электронного документооборота (СЭД), которая может работать сразу после установки. В 1С:Документооборот уже подготовлены 40 готовых маршрутов согласования документов и несколько настроенных ролей пользователей. В поставку также входят 20 шаблонов разных видов документов, разработанных в соответствие с существующими требованиями ГОСТов.

  • Отдел по работе с клиентами быстрее проводить согласование договоров, отслеживать этапы выполнения договоров.

    Финансовая служба быстро найти сканированный вариант договора, проследить историю согласования договоров.

  • Руководство сможет отслеживать выполнение поручений сотрудниками, контролировать загрузку сотрудников.

    Коммерческая служба сможет автоматизировать подготовку договоров клиентам, автоматизировать согласование договоров внутри компании.

  • Юридическая служба сможет автоматизировать согласования договоров с сохранением истории виз и внесенных изменений.

    Секретариат и канцелярия быстро обрабатывать документы, контролировать выполнение поручений руководства сотрудниками.

1С:Франчайзи Виктория проводит бесплатную демонстрацию 1С:Документооборот 8. Для демонстрации готовится демо-пример, учитывающий специфику конкретной организации с учетом принятых в компании бизнес-процессов, используемых видов документов и ролей пользователей. На демонстрации даются рекомендации по выбору версии программы, необходимости дополнительной настройки 1С:Документооборот, оцениваются сроки и трудозатраты на внедрение программы 1С.

Приобретая 1С:Документооборот в нашей компании, Вы получаете



1С:Франчайзи Виктория имеет большой опыть настройки и внедрения 1С:Документооборот 8. Помощь специалистов поможет избежать ошибок при начале работе с программой.
Специалисты 1С:Франчайзи Виктория устанавливают программу на рабочие места пользователей и выполняют начальную настройку программы 1С в рамках подарочных часов работы специалистов.
Подарочные часы работы специалиста 1С, полученные вместе с покупкой программы могут быть использваны на обучение пользователей. Экспрес-курс обучения "Начало работы с 1С:Документооборот 8" значительно облегчает работу с 1С на начальном этапе.
Покупая 1С:Документооборот 8 в нашей компании Вы получаете часы работы наших специалистов в подарок. В случае покупки дополнительных лицензий 1С количество подарочных часов увеличивается.
В стоимость программы 1С включены бесплатная поддержка и обновление программы в течение 3 месяцев. Вы сможете оценить качество работы специалистов компании "1С:Франчайзи Виктория"
Компания "1С:Франчайзи Виктория" предоставляет своим клиентам возможность получать доступную, оперативную и квалифицированную линию консультаций по 1С:Документооборот 8.

Преимущества внедрения 1С:Документооборот 8

    Используя 1С:Документооборот 8, большинство компаний отмечает значительный управленческий и экономический эффект. Результат, который отмечают после внедрения 1С:Документооборот:

Повышение скорости работы

Повышение исполнительской дисциплины

Исключение потери документов

Контроль за зависшими поручениями

Централизованное хранение документов

Контроль загрузки сотрудников

Оптимизация бизнес-процессов

Возможность работать через Интернет

Удобная работа с архивом

Экономия ФОТ


Программа 1С:Документооборот 8 позволяет получить существенный экономический эффект. Однако, в крупных и средних организациях может потребоваться настройка 1С:Документооборот под специфику организации. Выполнять внедрение 1С:Документооборот лучше с участием опытного специалиста.

Для расчета стоимости внедрения 1С:Документооборот, сроков и результатов проекта, оставте заявку на сайте.

Версия ПРОФ Версия КОРП Для гос. учреждений
Учет входящих, исходящих, внутренних документов, учет договоров
Ведение учета по номенклатуре дел, автоматическая генерация регистрационных номеров
Сканирование документов, распознавание изображений, автоматическая загрузка файлов из каталогов
Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов
Загрузка и отправка документов и файлов по электронной почте
Коллективная работа с файлами любых типов, хранение и контроль версий, ведение журнала передачи документов
Визы согласования, расширение списка согласующих после старта согласования
Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности
Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов
Автоматическое заполнение документов по шаблонам
Учет затрат рабочего времени сотрудников
Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут
Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение)
Полнотекстовый поиск любых данных
Штрихкодирование документов и файлов
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
Настройка и использование условий маршрутизации
Периодические бизнес-процессы
Иерархия бизнес-процессов
Протоколирование работы пользователей
Комплексные процессы
Автоматическая рассылка отчетов
Управление мероприятиями
Проекты
Система внешнего документооборота (СВД)
Настраиваемое делегирование прав

Демонстрация 1С:Документооборот

«1С:Документооборот 8» – тщательный контроль делопроизводства


1С:Документооборот 8

«1С:Документооборот 8» – это программный продукт, который обеспечивает комплексную автоматизацию учета документов, контроля исполнительной дисциплины, а также ведения аналитических отчетов.


Программный продукт «1С:Документооборот 8» стал преемником популярной конфигурации «1С:Архив», которую сотни предприятий использовали более 10 лет.

Новая программа отличается расширенным функционалом и позволяет:

  • Сократить время поиска необходимой информации, а также снизить затраты времени на обработку документов.
  • Систематизировать работу сотрудников с документами, а также предотвратить возможность утери документов и отчетов.
  • Значительно повысить качество готового материала: документации, проектов, отчетов и пр.

Особенность программы «1С:Документооборот 8» в отсутствии отраслевой специфики, это значит что она будет одинаково эффективна и для коммерческих предприятий, и для бюджетного сектора, и даже для небольшой организации. Кроме этого, адаптивность программы помогает легко настроить ее под особенности любого бизнеса.

Сделать это достаточно просто все, что вам нужно – это позвонить нам по телефону в Москве +7(495)786-21-46 и заказать настройку 1С. Наши специалисты приедут к вам в офис и в течение пары часов произведут все необходимые настройки.

Программа «1С:Документооборот 8» предоставляет:

  • Оперативный доступ к документам в соответствии с правами пользователей;
  • Безопасное централизованное хранение документов;
  • Возможность редактирования и просмотра документов;
  • Регистрация исходящих и входящих документов;
  • Контроль версий документов;
  • Возможность коллективной работы пользователей с функциями контроля, утверждения и согласования документов;
  • Маршрутизация документов;
  • Полнотекстовый поиск документов по содержанию;
  • Контроль и учет рабочего времени сотрудников;
  • Автоматизация процесса загрузки документов из электронной почты;
  • Возможность работы с файлами любых типов: текстовые документы, изображения, архивы, видео- и аудиофайлы, приложения и т.д.

Важно: учет исходящих, входящих и внутренних документов ведется в соответствии с нормами и стандартами  действующего законодательства РФ.

Важные отличия 1С:Документооборот 8:

  • Программа разработана на платформе 1С:Предприятие 8;
  • Масштабируемость;
  • Соответствие установленным стандартам;
  • Встроенный почтовый клиент;
  • Возможность настройки прав доступа;
  • Интеграционные возможности;
  • Наличие системы внешнего документооборота;
  • Учет трудозатрат и контроль исполнения;
  • Лучшее соотношение цена-качество.

В компании «1С:Франчайзи Виктория» вы можете купить программу «1С:Документооборот 8» версий КОРП и ПРОФ по самой доступной цене в Москве! Для того чтобы получить консультацию наших специалистов, позвоните по номеру +7(495)786-21-46.

Программа «1С:Документооборот 8» – инновационное решение для современных компаний!

Документооборот на базе платформы 1С

На одной из самых известных технологических платформ 1С: Предприятие 8.3. разработано это современное прикладное решение для автоматизации документооборота, сменившее программу 1С: Архив 3, с которой пользователи проработали более 10 лет.

Чем же привлекает пользователей данная платформа 1С: Предприятие 8.3?

  • Предусматривает взаимодействие с различными программами, приложениями и внешним оборудованием.
  • Применяется вне зависимости от вида и специфики деятельности и его масштаба.
  • Способна решать высокотехнологические задачи.
  • Предлагает безопасное хранение и использование данных.
  • Повышенный уровень интеграции с другим программным обеспечением.
  • Предоставляет возможность работы через веб-канал связи, в том числе на мобильных устройствах.
  • Совместима с Microsoft Windows, MacOS и Linux.
  • Доступна для модификации в соответствии с индивидуальными потребностями.

Преимущества программы 1С: Документооборот

Всего у этого прикладного решения насчитывается более двух сотен преимуществ, совокупность которых обеспечивает высокий уровень сервиса для пользователей и выгодное применение программы для повышения эффективности бизнеса.

Основные плюсы программного продукта 1С: Документооборот 8 можно сгруппировать по следующим категориям:

1. Соотношение цены и качества.

Для бизнеса одним из самых важных вопросов является вопрос о размере затрат и о полученном эффекте от применения того или иного инструмента развития. Что можно сказать о ценах на программные продукты 1С:

  • Основные возможности включены в типовую конфигурацию, а за дополнительные функции в расширенных индивидуальных версиях надо доплачивать отдельно, выбирая нужный функционал в зависимости от конкретных целей определенного предприятия;
  • Стоимость всех программных продуктов от 1С прозрачна и одинакова для всех регионов, разработчик лично устанавливает расценки на это ПО и открыто публикует их, а сеть франчайзи соблюдает установленные тарифы;
  • Переплачивать за лицензии не придется – учет ведется по числу активных соединений, а не по общему количеству пользователей и рабочих мест, таким образом, если в компании одновременно в программе не работает много сотрудников, то лишние лицензии не нужны;
  • Еще одна возможность экономии – приобретение нескольких продуктов 1С позволяет сократить затраты на приобретение пользовательских лицензий;
  • Наличие информационно-технологического сопровождения, предусматривающего обслуживание программы и загрузку ее обновлений.

2. Внедрение.

Десятки тысяч фирм-партнеров 1С, работающих на территории всей страны и предлагающих внедрение и настройку подходящих программ в организации. Фирмы-франчайзи пользуются стандартными принципами внедрения ПО с учетом индивидуальных запросов клиента, предусмотрена возможность и модульного внедрения программы.

3. Обучение.

На начальном этапе внедрения предусмотрены консультации для пользователей, а также есть возможность прохождения учебных курсов по применению программных продуктов в текущей деятельности для разных задач. Помимо типовых инструкций, которые идут в комплекте с ПО, компании-франчайзи предоставляют индивидуальное обучение, но можно пользоваться методическими материалами для самостоятельного знакомства с возможностями 1С.

4. Поддержка.

После покупки программного продукта пользователь не остается один на один с новым для себя приложением и инструкцией к нему – в течение всего периода пользования программами 1С клиенты получают поддержку от разработчика и его партнеров. Подписка ИТС позволяет получать своевременно обновления и изменения программного обеспечения с учетом современных реалий.

5. Платформа 1С: Предприятие.

Функционал этой платформы позволяет удобно пользоваться всеми своими производными, в том числе благодаря следующим факторам:

  • Открытый код, доступный для изменения;
  • Современный интерфейс;
  • Интеграционные возможности и совместимость;
  • Сервисная система 1С;
  • Широкая сеть франчайзи.

6. Технические преимущества.

Программа функционирует в среде Microsoft Windows, Linux и MacOS. Запускать 1С: Документооборот можно, как в «тонком клиенте», так и в веб-браузере. Причем интернет – соединение может быть даже низкоскоростным, есть поддержка запуска программы через мобильные устройства. Обмен информации с отдельными подразделениями территориально разделенными возможен даже при отсутствии постоянной связи. Доступна загрузка документов через сканирование, есть и распознавание сканированного текста. Доступно шифрование электронной подписью.

7. Соответствие законодательству.

Тот факт, что разработка программы велась с учетом действующего национального и международного законодательства и национальных стандартов делопроизводства, значительно упрощает жизнь пользователям. Клиенты получают полностью рабочее прикладное решение для организации электронного документооборота в компании на территории РФ без дополнительных приложений, корректировок и настроек.

8. Работа с документами.

Специальные возможности программы особо проявляются при работе с документами, так, пользователям доступны следующие функции:

  • Прикрепление дополнительных файлов;
  • Получение и пересылка документов по встроенной почте;
  • Учет оригиналов и копий документов;
  • Распознавание изображений;
  • Запрет на одновременное редактирование файла;
  • Автоматическое отслеживание сроков действия договоров и оповещение о необходимости продления и др.

9. Интеграция.

Со всеми разработками 1С программа Документооборот имеет бесшовную интеграцию, у пользователей есть возможность производить синхронизацию данных в их информационных базах, загружать файлы из внешних источников, а также обмениваться входящим и исходящими документами с другими приложениями.

10. Масштабируемость и адаптивность.

Программа подходит для внедрения, как в огромных холдингах, так и на предприятиях микробизнеса. Маштабируемость используется при подключении серверов и при ведения информационной базы – в любой момент можно увеличить мощность и производительность системы, позаботиться о расширении базы данных и ее безопасном хранении. Для освобождения памяти приложения старые файлы архивируются, также можно выносить отдельные модели программы в облачное хранилище или на отдельный сервер, как локальный, так и удаленный.

11. Система внешнего документооборота.

Так называемая СВД предоставляет возможность обмениваться данными по различным каналам – электронная почта, веб-сервисы, FTP-система. Она является частью программного комплекса и отдельно не требуется приобретения сервера для обмена документами. Причем система внешнего документооборота позволяет пересылать не только сами файлы с приложениями, но и пользоваться электронной подписью под документами.

12. Почтовый клиент.

Встроенная почта предусматривает отправку сообщений внутри программы, что не требует наличия Интернет-соединения, остаточно подключения компьютеров к локальной офисной сети. Почтовый клиент интегрирован с другими сервисами 1С: Документооборот, что позволяет создание из сообщений документов, отчетов, задач, планов.

13. Мобильное приложение.

Наличие мобильного приложения открывает следующие возможности перед пользователями:

  • Упрощенная отправка поручений подчиненным и выполненных задач руководству;
  • Удобное ведение календаря с рабочими заметками;
  • Работа без Интернет-соединения в режиме офлайн;
  • Использование встроенной почты для чтения и отправки сообщений с телефона;
  • Возможность согласовывать и утверждать документы вне зависимости от местонахождения пользователя.

14. Защита данных и безопасность.

С целью безопасности программа используется соблюдением следующих мер:

  • Ограничение на вход в программу без ввода пароля и применение генератора сложных паролей;
  • Политика доступа и разграничения прав различных сотрудников;
  • Возможность шифрования отдельных документов и файлов и ограничение к ним доступа для отдельных групп пользователей;
  • Настройка возможности доступа через Интернет для различных пользователей – ряду сотрудников можно запретить удаленную работу в программе;
  • Права доступа могут быть делегированы временно, а руководители могут знакомиться с аудит логом действий своих подчиненных.

15. Высокий уровень производительности.

Скорость обработки данных, полнотекстового поиска, открытия и сохранения документов, пересылка сообщения или файла в программе позволяет говорить о высокой производительности – 0,5-3 секунды занимают эти операции.

16. Учет трудозатрат.

С помощью 1С: Документооборот становятся доступны следующие элементы учета рабочего времени:

  • Хронометраж – запускается автоматически при начале работы с теми или иными данными в программе;
  • Анализ рабочего времени в разрезе видов деятельности;
  • Учет рабочего времени в разрезе проектов на основании продолжительности работы над соответствующими файлами.

17. Организация мероприятий в компании.

Программа облегчает задачу по организацию любого массового мероприятия – формализованного или неформализованного:

  • Автоматический выбор наиболее оптимального времени проведения мероприятия на основании анализа загруженности его участников и заметок в их рабочих календарях;
  • Проверка явки сотрудников и анализ посещаемости;
  • Составление программы проведения со всеми необходимыми реквизитами – пункты повестки, выступающие, продолжительность;
  • Проверка соблюдения протокола на формализованных мероприятиях;
  • Создание папок с материалом для мероприятия с разграничением прав доступа;
  • Анализ эффективности мероприятий – их длительности, посещаемости, результатов, соблюдения необходимых норм и исполнения поставленных задач.

18. Контроль за работой.

Контролировать в программе можно:

  • все процессы и задачи, их сроки и ход выполнения – ответственный может отслеживать сотрудников, а каждый пользователь себя самостоятельно;
  • возврат документов в дела – составляется список невозвращенных бумаг и проводится проверка наличия всех необходимых документов при списании;
  • передачу документов, как сотрудникам, так и контрагентам – заполняется журнал передачи оригиналов и копий.

19. Процессы и задачи.

Планирование и исполнение бизнес-процессов и задач в программе 1С: Документооборот избавляют от рутины:

  • Автоматически назначается нужная маршрутизация того или иного документа.
  • Можно создавать шаблоны любой повторяющейся регулярно процедуры.
  • Удобна возможность разделения полномочий, делегирования прав доступа к различным задачам и контролю за их выполнением;
  • Руководителю и ответственным лицам легко отслеживать сроки бизнес-процессов и переносить проекты при необходимости.
  • Есть возможность отслеживать загруженность сотрудников и вести учет потраченного ими рабочего времени на решение конкретной задачи.

20. Форум.

  • Разграничение доступа в разные разделы форума и понятная иерархия тем;
  • Привязка обсуждения к конкретному объекту – мероприятию, документу, приложению;
  • Использования сообщений на форуме для создания бизнес-процессов, задач, документов, проектов в программе;
  • Прикрепление файлов к сообщениям на форуме;
  • Уведомление о поступивших ответах в ветке обсуждения на e-mail.

Основные возможности 1С: Документооборот 8

Гибкая программа может быть адаптирована под нужды любого предприятия – и казенного учреждения, и коммерческой фирмы, как малого размера, так и с разветвленной филиальной сетью.

Основные возможности 1С: Документооборот 8.3

Главные цели использования этого комплексного программного обеспечения:

  • Экономия времени на поиск нужных сведений и на обработку документации;
  • Упорядочивание работы с бумагами для повышения качества подготовленной документации;
  • Повышение эффективности работы с документами, невозможность дублирования задач или потери данных.

Перечень основных задач, которые решает 1С: Документооборот на предприятии:

  • Работа с разнообразными видами файлов – текстовыми, фото-, аудио-, видеозаписями;
  • Организация безопасного централизованного хранилища данных;
  • Обеспечение оперативного доступа к информации в соответствии с разграничением прав пользователей;
  • Удобная регистрация корреспонденции – входящей, исходящей и внутренней;v
  • Простое редактирование и комфортный просмотр документов в электронном виде;
  • Отслеживание версий и внесенных поправок различными сотрудниками и использование только актуальных документов;
  • Возможность полнотекстового поиска по всей информационной базе;
  • Интеграция с другими сервисами и автоматизированная загрузка файлов;
  • Ведение учета и контроля рабочего времени;
  • Многопользовательский режим доступа и совместная работа с документами;
  • Маршрутизация документации с учетом необходимых процедур для разных видов бизнес-процессов.

Документооборот ведется на основании соответствующего внутреннего положения предприятия, а также действующих законодательных норм и стандартов ведения учета документов. При разработке программы были учтены ГОСТы, касающиеся делопроизводства, состава и оформления документов, хранения и передачи информации.

Делопроизводство

Одной из важнейших функций программы 1С: Документооборот 8 является организация делопроизводства на предприятии с учетом всех требований нормативных актов, международной и отечественной практики, ГОСТов. Учет официальной документации в компании легко организовать с помощью этого программного обеспечения, автоматизирующего процесс создания, поиска и хранения документов.

Категории документов

В программе все документы разграничены на три основных типа:

  • Внутренние – для обращения в компании;
  • Исходящие – направляющиеся корреспондентам извне;
  • Входящие – принятые от других отправителей.

Любой типа документа – это не только электронная форма печатного письма или приказа, он может сопровождаться прикрепленным изображением – сканированной копией или фотографией.

Входящая корреспонденция

Программа предусматривает учет входящих документ от любых отправителей (частные лица, государственные учреждения или организации) на основании действующих принципов делопроизводства.

Механизм обработки входящей корреспонденции:

  • Регистрация при приеме;
  • Отправка на рассмотрение;
  • Исполнение;
  • Контроль ответственными лицами.

Исходящая документация

Документ исходящий может оформляться как в ответ на поступившую входящую корреспонденцию, так и сам по себе. Сначала такой документ создается и проходит процедуру согласования, затем утверждается ответственным должностным лицом и только после этого регистрируется в программе, при этом данному исходящему документу присваивается соответствующий номер. Также в программе можно сделать пометку, что данный исходящий отправлен в ответ на поступивший входящий запрос, что позволяет связать переписку с одним корреспондентом в цепочку документов.

Внутренние документы

В организации создаются документы, имеющие хождение только внутри коллектива и предназначены исключительно для сотрудников – информационные, организационно-распорядительные документы официального характера: служебные записки, приказы, документы кадрового учета и т.д. Работа с такими внутренними документами имеет такие стадии: согласование, утверждение и регистрация. Хранятся они в специальной структуре папок, позволяющей разграничивать права доступа сотрудников к разным видам документов.

Виды документов

От вида документа зависят следующие его параметры:

  • нормативный срок исполнения;
  • маршрут обработки;
  • правила присвоения номера при регистрации.

Программа содержит перечень видов документов, которые сгруппированы по категориям – исходящие, входящие и внутренние.

Виды документов 1С: Документооборот 8

Присвоение регистрационных номеров

Для документов в программе 1С предусмотрена система генерации номеров. Каждый номер учитывает несколько критериев – корреспондент при входящей и исходящей документации или подразделение для внутренних документов, даты создания, вида документа.

Присвоение регистрационных номеров 1С: Документооборот 8

Учетно-регистрационные карточки

Для каждого вновь поступающего или создаваемого документа заводится карточка, причем ее внешний вид и поля пользователь настраивает самостоятельно, добавляя или убирая разделы в стандартной форме. В ней отображается вся история переписки и общения по определенному вопросу и прослеживается вся цепочка документов. Учетно-регистрационные карточки можно выводить на печать.

Учетно-регистрационные карточки 1С: Документооборот 8

Дополнительные свойства документов

Реквизиты и сведения о документах разных категорий и видов могут быть настроены вручную пользователем. Дополнительные свойства разного типа корреспонденции назначаются в отдельном меню.

Дополнительные свойства документов 1С: Документооборот 8

Другие возможности

Функционал программы 1С: Документооборот 8 включает также такую опцию, как учет обращений граждан. Доступ к личной информации и исходным данным может быть ограничен лишь для определенного круга сотрудников.

Хранение файлов

1С: Документооборот предназначен для автоматизации работы с любыми документами, возникающими в процессе повседневной деятельности любой организации. В рабочем порядке создаются не только официальные документы, но и файлы для сопровождения всех бизнес-процессов на предприятии – черновики, проектные материалы, результаты обсуждений.

Программа дает возможность работать с разнообразными файлами:

  • Тексты и офисные документы;
  • Изображения, аудио- и видеозаписи;
  • Архивы;
  • Проекты и др.

Для того, чтобы открыть файлы разного формата и поработать с ними, понадобятся специальные приложения, предварительно установленные на компьютер пользователя.

Хранение организовано непосредственно в информационной базе программы 1С – файлы находятся в томах или на диске и могут быть скопированы на компьютер пользователя для работы с ними. Загрузить же их в базу пользователь может одним из следующих вариантов:

  • Импортировать файлы или каталоги;
  • Перенести файлы/каталоги копированием;
  • Загрузить сканированную копию документа в программу, тем самым создать новый файл;
  • Создать новый документ на базе уже существующих в программе, используя готовые шаблоны.

Используется структура папок для организации хранения файлов с возможностью разграничения прав доступа к ним различным сотрудникам. Структура организации хранения может быть подобрана самостоятельно предприятием, например:

  • По тематике файлов и типам документов;
  • По подразделениям компании;
  • По уровням доступа и статусу пользователей.

В программе 1С: Документооборот 8 можно производить такие действия с файлами:

  • Просмотр;
  • Редактирование;
  • Занять файл, чтобы ограничить его изменение другими пользователями;
  • Сохранение изменений или отмена произведенных корректировок;
  • Сохранение файла на компьютер или внешний носитель информации;
  • Обновление файла в системе с флеш-накопителя или компьютера.

При создании или переносе файла в базу, на него заводится соответствующая карточка, помогающая в дальнейшем пользователям в поиске этого файла. Дополнительно карточка позволяет осуществлять поиск по всем файлам и каталогам информационной базы.

Хранение файлов 1С: Документооборот 8

Совместная работа

Пользователи программы 1С: Документооборот 8 получают возможность совместной работы с файлами. Коллективный доступ позволяет проводить редактирование или просматривать документы в системе электронного документооборота с учетом разграничения прав конкретных сотрудников. Провести одновременно редактирование несколько пользователей не смогут из-за автоматической блокировки документа при работе с ним одного из сотрудников.

Версионирование

Для того, чтобы документ можно было легко «очистить» от ненужных корректировок и исправлений, а также отследить вмешательство всех пользователей, редактирующих его, в программе действует механизм версионирования. При этом сохраняются все версии документов с указанием авторства, даты и описанием изменений.

Версионирование 1С: Документооборот 8

Карточка файла позволяет отследить все существующие версии, назначить текущую – активную версию документа, удалить лишние, а также сравнить варианты.

Блокировка при редактировании

При работе с документами нужно отслеживать занятость тех или иных файлов, ведь одновременное редактирование несколькими пользователями невозможно. В списке файлов на рабочем столе те, с которыми работает сотрудник, выделены зеленым цветом, а те, с которыми работают другие сотрудники – отображаются серым.

Блокировка при редактировании 1С: Документооборот 8

Программа оповестит о невозможности внести изменения в документ, пока с ним работает кто-то другой.

Блокировка при редактировании 1С: Документооборот 8

При намерении завершить работу в программе 1С пользователь получает сообщение с перечнем тех файлов, которые были заняты сотрудником, достаточно подтвердить выход, чтобы «освободить» их и открыть доступ к редактированию для других пользователей.

Завершение работы 1С: Документооборот 8

Автоматизация бизнес-процессов

Последовательность действий, которую регулярно совершают сотрудники предприятия без особых отклонений, принято называть бизнес-процессом. Для повышения эффективности работы и ускорения выполнения этих рутинных действий и предназначена автоматизация этих устойчивых процедур.

1С: Документооборот 8 позволяет автоматизировать следующие разновидности бизнес-процессов и бюрократических формальностей в организации:

  • Ознакомление – данная функция позволяет отправить для прочтения нужным пользователям по списку документ.
  • Приглашение – электронная рассылка просьбы явиться на встречу или совещание сотрудникам и возможность ознакомиться с их ответами.
  • Поручение представляет собой функцию выдачи распоряжений подчиненным с последующей проверкой исполнения.
  • Рассмотрение – бизнес-процесс, предусматривающий отправку документа руководителю и его возврат автору с резолюцией, либо пересылка документа на ознакомление или сразу на исполнение соответствующим сотрудникам.
  • Исполнение – передача документа не только непосредственно исполнителю, но и назначение ответственного лица, а также контролера за соблюдением установленных сроков.
  • Согласование – функция параллельной, последовательной или на условиях определенной маршрутизации отправки нескольким респондентов документа для оценки и выводов.
  • Утверждение – респондентом является ответственное лицо, которое может отклонить или утвердить документ и сообщить о своем решении отправителю.
  • Регистрация – документ направляется секретарю для соответствующего оформления в качестве исходящего или внутреннего документа (регистрация, присвоение номера, печать, отправка).
  • Прием входящего документа – автоматизированный бизнес-процесс обработки входящей корреспонденции, включающий такие этапы, как рассмотрение, исполнение, а впоследствии и списание в дело.
  • Работа с исходящей документацией – согласование документа ответственными лицами, утверждение, регистрация и отправка получателю.
  • Обработка внутренней переписки – при необходимости согласование и утверждение, регистрация, рассмотрение сотрудниками, исполнение и в результате – списание в дело.
  • Комплексный процесс – опция, позволяющая выбрать ту последовательность и этапы обработки документа, которые необходимы в конкретном случае.

Программа 1С: Документооборот дает возможность не просто в электронном виде обмениваться бумагами, но и по мере прохождения тех или иных этапов процесса создавать соответствующие задания для отдельных сотрудников – ответственных лиц, контролеров или исполнителей. Причем автоматом можно назначить респондентом не конкретного человека, а любого сотрудника, выполняющего в настоящее время определенные должностные обязанности: руководителя или подчиненного. При смене ролей автоматически задачи переадресуются новому исполнителю, как только он получает другой статус в организации – ничего не теряется при кадровых перестановках.

Автоматизация бизнес-процессов 1С: Документооборот 8

В любой момент каждый пользователь программы имеет доступ к списку своих поручений, которые находятся во вкладке «Мои задачи» и по умолчанию выводятся на рабочий стол при запуске 1С. Дополнительно оповещение о новых задачах отправляется на e-mail сотрудника.

Мои задачи 1С: Документооборот 8

Возможности программы документооборота позволяют не только отслеживать конечные результаты бизнес-процесса, но и текущую стадию его выполнения. В системе создается карточка, соответствующая каждому бизнес-процессу, а в ней можно просмотреть схему прохождения всех необходимых этапов работы с документом. Наглядное изображение помогает визуализировать процедуру выполнения всех задач, входящих в конкретный процесс.

Визуализация 1С: Документооборот 8

В программе можно сформировать список аналогичных бизнес-процессов, сопровождащих отдельные документы и представить на экране, например, список согласований, где будут перечислены все документы, нуждающиеся в этой процедуре.

Визуализировать процедуру выполнения задач 1С: Документооборот 8

Параметры отдельных бизнес-процессов можно не назначать для каждого конкретного документа, а настроить определенный шаблон, подходящий для всех документов такого типа. В этом шаблоне устанавливаются следующие параметры процесса работы с документом:

  • Наименование документа и бизнес-процесса, а также описание всех этапов и задач;
  • Важность данного вида документа;
  • Сроки выполнения и прохождения всей процедуры;
  • Маршрутизация и список респондентов.

В качестве примера можно привести шаблон, созданный для процесса согласования договора.

Шаблон процесса согласования договора 1С: Документооборот 8

Дополнительно можно в карточке этого вида документа выбрать и другие шаблоны, которые напрямую связаны с процедурой согласования – утверждение и регистрация договора. Они будут автоматически задействованы после прохождения всех стадий процесса согласования.

Шаблоны бизнес-процессов 1С: Документооборот 8

После такой работы по подготовке шаблонов останется лишь при вводе нового входящего документа (договора), выбрать тот шаблон процесса, который необходимо автоматически запустить.

Проанализировать ход и результаты бизнес-процессов в организации помогают специальные отчеты:

Отчет по бизнес-процессам (Статистика по видам бизнес-процессов)

Отчет по бизнес-процессам 1С: Документооборот 8

Отчет по задачам (Текущие задачи)

Отчет по задачам 1С: Документооборот 8

Справка об исполнительской дисциплине

Справка об исполнительской дисциплине 1С: Документооборот 8

Учет рабочего времени

Еще одна из возможностей программы 1С: Документооборот 8 – это организация учета рабочего времени сотрудников. Она позволяет анализировать ежедневные отчеты о проделанной работе и затратах времени на выполнение должностных обязанностей каждого члена коллектива. Отчеты отображают данные в разрезе видов деятельности, который составляется с учетом потребностей организации. Ежедневный отчет сотрудник заполняет самостоятельно, а сведения в него вносятся автоматически.

Учет рабочего времени 1С: Документооборот 8

Отчеты сотрудников позволяют сформировать сводные отчеты по подразделениям или по видам работы, а также составить отчет для анализа определенного периода.

Отчеты по видам работы 1С: Документооборот 8

Что дает учет рабочего времени?

Для главы организации проводимый с помощью такой программы учет рабочего времени дает возможность оценить трудозатратность тех или иных видов деятельности, проанализировать эффективность и производительность труда. Линейный руководитель отслеживает загруженность сотрудников разных подразделений и может осуществлять контроль за работой подчиненных.

Отчетность

Отчетные документы формируются в программе для следующих задач:

  • Информирование руководства о затратах рабочего времени;
  • Сбор данных для анализа;
  • Осуществление оперативного контроля;
  • Подготовка официальных документов и их распечатка.

Пользователь может формировать отчеты в различных вариантах.

Журнал передачи бумажных документов

Отчетность 1С: Документооборот 8

Сводка по видам документов

Сводка по видам документов 1С: Документооборот 8

Документы в делах

Документы в делах 1С: Документооборот 8

Статистические отчеты по документообороту

Статистические отчеты по документообороту 1С: Документооборот 8

Поддержка бумажного документооборота

Номенклатура дел

Номенклатура дел настраивается в программе и ведется впоследствии с использованием всех принципов делопроизводства для создания новых дел и списания в них документов, которые были исполнены. Отдельное дело или том представляет собой папку в обычном бумажном делопроизводстве, куда подшиваются все соответствующие документы. В программе эти дела создаются в электронном виде и если дело закрыто, то списывать в него документы не удастся – программа запрещает эти действия.

Номенклатура дел 1С: Документооборот 8

Каждому тому соответствует специальная учетная карточка, которая заводится при оформлении дела. В карточке отображаются различные данные – срок хранения, индекс, категория дела, список номеров статей и отметки ЭПК.

Готовые бухгалтерские отчеты 1С: Документооборот 8

Ведет номенклатуру специально уполномоченный сотрудник, а утверждается она руководителем.

Разные форматы номенклатуры

В программе номенклатура дел может быть распечатана в привычном формате на бумажном носителе. На этом документе проставляется печать и подпись руководителя.

Разные форматы номенклатуры 1С: Документооборот 8

Дополнительно можно распечатать не только заполненную форму номенклатуры, но и бланки для последующего заполнения вручную:

  • обложка дела;
  • опись дела;
  • лист-заверитель;
  • карта-заместитель.

Причем в этих бланках автоматически можно проставить ряд реквизитов, в том числе наименовании предприятия и ФИО ответственных лиц.

Разные форматы номенклатуры 1С: Документооборот 8

Помимо этой возможности, в программу напротив можно загрузить сканированную копию бумажного экземпляра документа и создать ее в электронном виде. Такой сканированный файл может стать основанием для создания внутреннего документа для последующего списания его в соответствующее дело.

Учетно-регистрационная карточка каждого документа позволяет внести данные о количестве листов и приложений в бумажной версии документа.

Журнал передачи

Все документы, создающиеся в организации или поступающие в нее извне, отображаются в программе в виде специальной карточки, из которой можно попасть в журнал передачи. В данном журнале фиксируется направление всех входящих, исходящих и внутренних документов в бумажном виде сотрудникам, а также возврат этих бумаг. Ответственный за ведение журнала передачи – сотрудник, который занимается делопроизводством в организации.

Журнал передачи 1С: Документооборот 8

Записи в журнале можно сформировать с помощью программы 1С в печатный отчет, содержащий данные о перемещениях документов и их копий по сотрудникам.

Отчет по журналу передачи 1С: Документооборот 8

Веб-клиент и удаленная работа

Функциональные возможности программы позволяют осуществлять многопользовательскую работу в 1С: Документооборот 8. Поддержка одновременно нескольких пользователей может осуществляться, как по локальной сети в офисе компании, так и дистанционно – через Интернет. Такой доступ сотрудников к информационной базе и программному обеспечению дает возможность работать удаленно.

Веб-клиент и удаленная работа 1С: Документооборот 8

Из программы можно отправлять по электронной почте абсолютно любой файл или документ, причем e-mail будет определен автоматически при выборе получателя из имеющихся контактов корреспондентов.

Отправка данных по электронной почте 1С: Документооборот 8

1С: Документооборот 8 поддерживает и следующие функции:

  • загрузка входящей и внутренней корреспонденции;
  • загрузка почтовых вложений;
  • привязка по e-mail к корреспонденту.

Загрузка электронной почты 1С: Документооборот 8

Обновление через Интернет доступно лишь для зарегистрированных пользователей.

Индивидуальные настройки

Рабочий стол

Настройки рабочего стола могут отличаться у каждого из пользователей программы. Содержание этого окна позволяет получать быстрый доступ к часто используемым формам отчетов, важным документам и необходимым записям. Индивидуальный рабочий стол пользователя нередко зависит от его роли, так как права доступа у разных сотрудников не одинаковы, как и перечень задач.

Рабочий стол секретаря

В обязанности секретаря входит ведение переписки и редактирование документов, а также выполнение других действий в соответствии со списком его задач. Рабочий стол содержит ссылки на наиболее популярные разделы информационной базы: телефонная книга, данные о сотрудниках, правила делопроизводства и ведения деловой переписки, а также отправки исходящей корреспонденции и другие сведения, используемые ежедневно.

Рабочий стол секретаря 1С: Документооборот 8

Рабочий стол главы подразделения

Для руководителей среднего звена, возглавляющих различные отделы в организации, специфика содержания рабочего стола будет соответствовать их деятельности. Так, руководитель проектного отдела занимается разработкой и согласованием проектной документации в соответствии со своим списком задач, поэтому при загрузке программа будет сразу выдавать панель доступа к наиболее часто применяемым документам, а также форму поиска по базе.

Рабочий стол главы подразделения 1С: Документооборот 8

Рабочий стол руководителя компании

Директор может использовать программу не только для планирования своих задач, но и для просмотра основных отчетов, которые формируются в программе – отчеты об исполнительской дисциплине, учет рабочего времени и т.д.

Рабочий стол руководителя компании 1С: Документооборот 8

Разграничение прав доступа

Различные сотрудники получают возможность работать с разными документами в зависимости от назначенных им прав доступа к определенным разделам, папкам и файлам. Администратор может устанавливать конкретные запреты или разрешения на совершение определенных действий – чтение документов, добавление и изменение, удаление файлов и непосредственно управление полномочиями разных пользователей.

Разграничение прав доступа 1С: Документооборот 8

Права доступа к внутренней документации

Для каждого вида документации можно устанавливать свои настройки прав доступа для отдельных пользователей или для групп сотрудников, например, по отделам или определенный круг должностей. Отдельно можно назначить категории внутренней документации, которые будут доступны тем или иным пользователям.

Права доступа к внутренней документации 1С: Документооборот 8

Доступ к корреспонденции

Аналогичным образом можно настроить права доступа к входящим и исходящим документам, учитывая категории документов и группы пользователей.

Для настройки прав нужно во вкладке групп доступа установить следующие параметры:

  • Конкретный вид документа;
  • Гриф доступа;
  • Пользователь или группа пользователей.

Права доступа к бизнес-процессам и задачам

Настройки прав доступа к тем или иным бизнес-процессам и отдельным задачам могут допускать к ним:

  • Автора бизнес-процесса, который получает свой перечень задач;
  • Всех участников процедуры, получающим доступ для чтения;
  • Исполнителей, имеющих возможность изменить свою задачу и ее статус;
  • Руководители всех участников бизнес-процесса – получают право чтения;
  • Контролеров процессов и задач, у которых есть полные права на редактирование, просмотр и изменение.

Права доступа к отчетам

При назначении роли «Контроль ежедневных отчетов» пользователь получает полные права на изучение отчетов всех сотрудников организации. Просматривать отчеты только своих подчиненных могут линейные руководители, а сами рядовые сотрудники имеют возможность управлять и знакомиться лишь с собственными отчетами.

Доступ к другим данным

Права доступа к иным категориям данных могут быть настроены в соответствии с полномочиями и ролями сотрудников с учетом:

  • Видов документов;
  • Папок документов;
  • Грифов доступа;
  • Группам пользователей.

Интеграция с другим ПО

Типовые решения 1С не всегда обеспечивают весь необходимый функционал для полноценной автоматизации предприятия. Делопроизводство подразумевает взаимодействие с другими программами и приложениями. 1С: Документооборот 8 поддерживает взаимодействие с другими конфигурациями ПО на единой платформе 1С: Предприятие, в частности:

  • Для договорных документов – с 1С: Бухгалтерия предприятия;
  • Для проектной документации – с 1С: ERP Управление предприятием;
  • Для кадрового документооборота – с 1С: Зарплата и управление персоналом;
  • Для деловой переписки с контрагентами и составления на ее основе официальных договорных документов – с 1С: Управление торговлей.

Файлы, созданные в 1С: Документооборот просто появятся в виде гиперссылок в карточках других приложений, где и можно будет обратиться к нужному документу, фото, сканированной копии или истории переписки.

Технологии интеграции включает такие составляющие:

1. Загрузка файлов

Автоматизирован перенос файлов из определенной папки в локальной сети непосредственно в информационную базу программы для ведения электронного документооборота. При необходимости добавить новые файлы и документы в программу, достаточно поместить их в соответствующий каталог, где они будут проиндексированы и тут же добавлены в базу.

2. Электронная почта

В конфигурациях КОРП и ДГУ программы 1С: Документооборот 8 есть встроенная электронная почта, пользователи других версий могут просто переслать любой из документов, созданных в программе по e-mail в веб-браузере. Использование встроенной почты позволяет учитывать переписку в официальном документообороте предприятия.

3. Синхронизация данных

Опция «Библиотека стандартных подсистем» предусматривает возможность синхронизации данных в программах 1С:Документооборот 8, Управление торговлей 11, Бухгалтерия предприятия КОРП и ERP 2.0. Возможно и применение системы межведомственного электронного документооборота с синхронизацией информационных баз 1С разных учреждений для обмена имеющимися документами, справочниками и файлами. Узкоспециализированные задачи, например, по обмену кадровой документацией, можно решать при проведении синхронизации с 1С: Зарплата и управление персоналом.

4. Правила обмена данными

Комплект ПО Документооборот комплектуется специальным справочником «Правила обмена данными», в котором прописан механизм переноса информации из различных типовых конфигураций 1С.

5. Веб-сервис работы с файлами

Специфика 1С: Документооборот дает возможность создать единое внешнее хранилище файлов, доступ к которому будут иметь самые разные программы и приложения.

6. Веб-сервис документооборота

Documents Management Service предназначен для бесшовной интеграции 1С: Документооборот 8 с другими конфигурациями, расширяя возможности программы. При использовании этого веб-сервиса можно запускать бизнес-процессы.

7. Веб-сервис очереди сообщений для асинхронного взаимодействия

Данное приложение позволяет без полноценной интеграции обмениваться информацией с другими программами.

8. Бизнес-события

Определенные бизнес-события могут быть настроены в программе для того, чтобы автоматизировать использование 1С: Документооборот и его взаимодействие с другим ПО. В качестве сигналов запуска определенных процессов могут выступать:

  • Детекторы, обнаруживающие определенные параметры событий, например, количество пользователей одновременно превысило 100;
  • Обработчик – осуществляет необходимые действия, например, оповещает ответственных лиц или добавляет новые задачи;
  • Реестр событий – ведение списка «происшествий».

9. Отправка и прием сообщений

Система внешнего документооборота помогает программе осуществлять следующие функции:

  • Обмениваться входящей и исходящей корреспонденцией;
  • Учитывать все поступившие документы в соответствующих журналах учета;
  • Составлять цепочки из корреспонденции по одному вопросу.

Комплект поставки 1С: Документооборот входит сервер и клиент системы внешнего документооборота.

10. Интеграция бизнес-процессов

Такая бесшовная интеграция доступна исключительно для конфигурации Управление торговлей 11, куда могут «перетекать» бизнес-процессы, начавшиеся в 1С: Документооборот 8.

11. Другие возможности

Программное обеспечение 1С поставляется с открытым кодом, поэтому любой клиент может заказать доработку и настройку специалистам, обслуживающим этот продукт. Пользователи могут ставить перед программистами любые задачи и в итоге получать именно тот функционал, который необходим для эффективного ведения бизнеса.

Выберите свою программу 1С:Документооборот 8

Закажите звонок