Хранение документов является важным аспектом работы любой организации или компании. От того, насколько правильно организованы хранение и обработка документов, зависит эффективность работы всего предприятия.
Уничтожение персональных данных
В современном мире, информация - ключевой ресурс, обеспечение безопасности и конфиденциальности персональных данных становится все более актуальным. СЭД 1С Документооборот 8, разработанная для оптимизации рабочих процессов, также имеет функционал безопасного уничтожения персональных данных.
Принципы уничтожения персональных данных.
Уничтожение персональных данных – это процесс, в результате которого информация становится непригодной для использования и восстановления. Для этого используются различные методы, такие как физическое уничтожение носителей информации, шифрование данных и другие.
1С Документооборот 8 предоставляет два способа уничтожения персональных данных:| Автоматическое уничтожение | Ручное уничтожение |
|---|---|
| Данный метод предполагает автоматическое удаление данных по истечении определенного срока хранения, установленного в настройках. Таким образом, с помощью специальных настроек можно гарантировать уничтожение информации без участия пользователя. | Пользователь может самостоятельно удалить ненужные документы или папки, содержащие персональные данные. Для этого необходимо подтвердить удаление, что гарантирует необратимость процесса уничтожения данных. |
Этапы уничтожения персональных данных в 1С Документооборот 8
- Определение срока хранения.
- основания для уничтожения (например, истечение срока хранения данных);
- перечень уничтожаемых данных;
- сроки и порядок уничтожения.
- Отправка уведомлений об уничтожении.
- Уничтожение данных.
- Контроль за уничтожением данных.
Пользователь устанавливает срок хранения данных в настройках 1С Документооборот 8, после истечения которого данные будут автоматически уничтожены.
Руководитель организации или ответственный сотрудник за обработку персональных данных сотрудник создает приказ на уничтожение персональных данных. Приказ содержит следующую информацию:
После создания приказа на уничтожение, сотрудники, обрабатывающие персональные данные, уведомляются об этом.
Уведомления содержат информацию о том, какие сведения подлежат уничтожению, сроки и порядок уничтожения.
После получения уведомления сотрудники приступают к непосредственному удалению персональных данных из 1С Документооборот 8 Для этого используются специальные инструменты СЭД, которые удаляют данные с учетом требований законодательства.
Для контроля за процессом уничтожения данных в СЭД предусмотрена опция создания отчетов о ходе уничтожения персональных данных.
Отчеты можно сформированы как автоматически, так и по запросу руководителя.
Таким образом, СЭД 1С: Документооборот 8 автоматизирует процесса уничтожения персональных данных в соответствии с требованиями законодательства. Предоставляет организациям инструмент эффективного управления данными и гарантирует конфиденциальность.
Использование СЭД 1С Документооборот 8 обеспечивает соблюдение новых требований Роскомнадзора от 01.03.2023 года по уничтожению персональных данных.