1С Архив документов
Компании сталкиваются с проблемой хранения юридически значимых документов в течении длительного периода. Согласно законодательству РФ об архивном деле, срок сохранности документов зависит от его вида и составляет до 70 лет. С учетом перевода документов в электронный вид необходимо организовать систему долговременного и надежного хранение копий с учетом требования законодательства. Эта задача удобно решается в программе 1С:Архив 8.
«1С Архив» — универсальная система долговременного хранения копий бумажных и электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. Подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.
1С Архив позволяет:
- Организовать долговременное надежное хранение документов;
- Сохранить юридическую значимость документов на протяжение всего срока;
- Обеспечить систему документов в соответствие с требованиями Росархива:
- Формирование списка фондов;
- Формирование описей дел, печать годовых разделов;
- Отображение дел в виде иерархии «Фонд/годовой раздел описи/ дело/документ».
- Настроить интеграцию с другими источниками информации;
- Снизить нагрузку на используемые программы.
Стоимость 1С Архив
Цена 1С Архив 8 и дополнительные лицензий для пользователей 1С
| Наименование продукта | Стоимость, руб. | |
|---|---|---|
1С:Архив 8
| 102 600 | |
| 1С:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия на 1 рабочее место. Электронная поставка | 7 700 | |
| 1С:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия на 5 рабочих мест. Электронная поставка | 26 200 |
Для организаций г. Москвы и г. Санкт-Петербург Cash Back до 35% от стоимости программы услугами специалиста 1С на внедрение системы в Вашей компании
Функционал 1С:Архив 8
- Обеспечивает возможность распределения документов по контейнерам, в соответствии с требованиями Росархив.
Контейнер содержит в себе следующие данные:
- Контент и метаданные (номер, дата, вид, организация, визы, резолюции, связи);
- Файлы электронных подписей (УКЭП, УНЭП, ПЭП);
- Визуализированная копия, текст (формат PDF, PDA)
- Дополняет переданные ЭП продлевают срок хранения.
- Формат подписи CAdES-Av3, который продлевает время «действия» на неограниченный период.
- Программа регулярно автоматически проверяет сроки окончания подписи и продлевает сроки действия.
- Реализованы механизмы поиска: полнотекстовый и по распознанному тексту.
- Конфигурация поддерживает интеграцию только с 1С:Документооборотом – начиная с релиза 3.0.5.82.
Электронные документы передаются в систему в виде «контейнера».
После загрузки документа в его карточке прикрепленными файлами отображаются контейнер и все файлы визуализации.
Реализована выгрузка/загрузка бумажных документов – в отличие от электронных, которые переносятся в виде контейнера, бумажные документы переносятся в 1С:Архив «как есть».
Выгрузка документов из 1С:Документооборот 8 выполняется через рабочее место «Передача дел в архив».
В табличную часть документа «Передача дел в архив» можно добавить закрытые дела и записать документ со статусом «Готов к выгрузке».
После этого отрабатывает регламентное задание «Обмен с Архивом» – оно подготавливает на основе выгруженных данных zip-архив сдаточной описи и помещает его в каталог обмена.
Данные со сдаточной описью могут быть загружены в систему регламентным заданием «Обмен с источниками комплектования» или командой «Загрузить из файла» в соответствующем списке документов.
При загрузке документов выполняется проверка электронной подписи на сервере. Поэтому на машине с установленным сервером 1С в списке доверенных сертификатов должен быть сертификат УЦ. Он должен быть доступен для пользователя, под которым работает сервер 1С.
| Функционал | Описание |
|---|---|
| Комплектование архива |
|
| Хранение документов в архиве |
|
| Использование архива |
|
| Уничтожение дел |
|
Если опись принята, документ «Передача дел в архив» на стороне 1С:Документооборота проводится, а состояние указанных в нем дел меняется на «Передан в архив».
С этого момента документы будут храниться только на стороне 1С:Архива – карточки переданных документов помечаются на удаление, а сами файлы будут удалены с диска.
Наша команда - это:
8 место в ТОП 100 партнеров 1С по Москве
20 лет успешной работы в Москве, Санкт-Петербурге, Самаре и других регионах
Более 2 000 регулярных клиентов
200 замечательных сотрудников
Стандарт менеджмента качества ISO 9001
Более 100 000 решенных вопросов
Ответы на популярные вопросы (FAQ)
- Чем 1С:Архив отличается от 1С:Документооборота?
1С:Документооборот отвечает за создание, согласование, исполнение и текущую работу с документами, а 1С:Архив — за их долговременное хранение, учет архивных дел и соответствие требованиям архивного законодательства.
- Можно ли интегрировать продукт с другими учетными системами?
Да, поддерживается объединение в единую информационную среду с решениями на 1С, внешними BI-платформами (MS SQL, PostgreSQL, Oracle), а также импорт/экспорт данных через Excel и XML.
- Какие документы можно хранить в 1С:Архиве?
В 1С:Архив можно загружать документы из любых учетных и специализированных систем, включая кадровые, бухгалтерские, налоговые, договорные и управленческие документы, а также сканы бумажных документов.
- Обеспечивает ли 1С:Архив юридическую значимость документов?
Да, система поддерживает хранение документов с усиленными электронными подписями и автоматически продлевает их действие до архивного формата CAdES-A v3, что сохраняет юридическую значимость на весь срок хранения.
- Соответствует ли 1С:Архив требованиям Росархива и ГОСТ?
1С:Архив поддерживает формирование обязательных учетных документов архива (списки фондов, описи, книги учета и акты), что позволяет организовать архив в соответствии с требованиями Росархива и профильных ГОСТ по долговременной сохранности электронных документов.
- Можно ли использовать 1С:Архив для проверки в суде и контролирующих органах?
Да, технология хранения в 1С:Архиве обеспечивает аутентичность, целостность и пригодность документов для использования в качестве доказательств, включая судебные разбирательства и проверки надзорных органов.
- Можно ли загрузить в 1С:Архив «просто файл» без контейнера?
Нет, для приема в архив требуется сформированный контейнер с xml‑описанием и реквизитами документа; на основе этих данных создается архивная карточка.
- Какие учетные документы архива формирует система?
1С:Архив формирует описи дел, реестр описей, книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фонда, акты на уничтожение и другие обязательные архивные формы.
- Поддерживается ли уничтожение документов по срокам хранения?
Да, 1С:Архив автоматически подбирает дела и документы, срок хранения которых истек, позволяет оформить акты уничтожения и передать информацию об уничтожении обратно в систему‑источник.