Как правильно хранить электронные документы и зачем нужен 1С Архив?
Хранение документов является важным аспектом работы любой организации или компании. От того, насколько правильно организованы хранение и обработка документов, зависит эффективность работы всего предприятия. В данной статье мы рассмотрим основные ошибки, правила и рекомендации по хранению документов.
В каждой компании существуют различные виды документов, которые выполняют определенные функции и служат для решения различных задач.
Документы отличаются по типу и способу подписания.
Типы документов
- Бумажные
- Электронные
Способы подписания
- Электронная цифровая подпись (ЭЦП)
- «Мокрая» подпись («Живая» печать и подпись руководителя компании)
Отметим наиболее распространённые ошибки хранения документов:
Хранение документов в открытом виде
Неограничен доступ к информации, большое количество сотрудников могут взять с полки или из папки бумажный документ. Если речь идет про электронные документы, то руководители забывают «закрыть» папки, обеспечить защиту серверов и внутренних систем компании.
Электронные документы могут подвергаться утечке данных из-за хакерских атак или других видов киберпреступлений. Бумажные документы также могут быть украдены, но риск утечки данных через них меньше.
Документы, подписанные электронной цифровой подписью (ЭЦП), следует хранить в защищенных и закрытых системах, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к ним.
Неправильное использование носителей
Для хранения электронных документов используются флешки или внешние жесткие диски, которые могут быть утеряны или украдены, «вдруг» не открыться после очередного падения со стола.
Со временем электронные носители информации могут устаревать и становиться непригодными для чтения. Бумажные носители подвергаются износу, повреждается бумага, выцветают чернила.
Необходимо организовать хранение документов в различных специализированных системах и настроить регулярное резервное копирование документов.
Отсутствие шифрования
Файлы и папки с документами может открыть и почитать любой сотрудник компании, скопировать и передать информацию, например конкурентам.
Электронные документы, содержащие ЭЦП, должны быть зашифрованы для обеспечения безопасности и защиты от взлома.
Бумажные документы сложнее защитить шифрованием, только переводить в электронный вид.
Хранение копий документов без уведомления
Некоторые компании хранят копии документов, не осознавая, что это может привести к утечке данных.
Ввести ограничение на копирование документов, например, некоторым сотрудникам достаточно просто ознакомиться с документов. Сократить тиражирование одного документам по всем отделам.
Для решения этих и других проблем, связанных с архивом документации фирма 1С разработала и предлагает своим пользователям систему для долгосрочного хранения документов с сохранением юридической значимости 1С:Архив.
Функционал 1С Архив предназначен для автоматизации работы с документами, их учета, хранения и поиска.
- создавать электронные архивы документов;
- управлять доступом документам;
- контролировать сроки хранения;
- уничтожать документов после окончания срока хранения.
1С:Архив подходит для компаний, которым необходимо организовать хранение и обработку большого количества документов.
1С Архив позволяет решить такие задачи:
- организовать централизованное хранение документов, с обеспечением целостности и юридической силы в течении всего срока;
- сократить время на поиск нужного архивного документа;
- автоматизировать рутинные задачи архивариуса;
- сократить расходы на хранение документации;
- обеспечить хранение документов в соответствии с правилами российского делопроизводства.
В чем разница между 1С Документооборот 8 и 1С Архив?
1С:Архив и 1С:Документооборот - это две разные системы. Они предназначены для разных целей и имеют различные функции.
1С:Архив используется для хранения и управления документами, основная задача архивация документов.
Более подробно про функционал 1С Архив можно посмотреть по ссылке>>>
1С:Документооборот 8 – это система для автоматизации документооборота компании, управления бизнес-процессами и проектами. Используется в компаниях с высокой интенсивностью документооборота и сложными бизнес-процессами.
Более подробно про 1С Документооборот 8 посмотреть можно по ссылке>>>