Топ-5 ошибок хранения документов компании: как избежать и что делать?!
Хранение документов в современном бизнесе – это не только вопрос порядка и контроля, но и важный аспект безопасности и законности. От качества организации этого процесса зависит не только эффективность работы организации, а также ее репутация и безопасность.
Многие компании продолжают использовать традиционные методы хранения и обработки документов, игнорируя современные технологии. Это может привести к снижению эффективности работы и увеличению затрат на хранение и обработку документации.
В этой статье мы рассмотрим ТОП-5 наиболее распространенных ошибок хранения документов и предложим способы их избежать.
| Ошибка | Решение |
|---|---|
| 1. Отсутствие системы классификации и архивации документов | Одна из самых распространенных ошибок заключается в отсутствии системы классификации документов. Это может привести к тому, что важные документы теряются или хранятся в неправильных местах. Чтобы избежать этой ошибки, разработайте четкую систему классификации и архивации, которая будет учитывать тип документа, его важность и срок хранения. |
| 2. Неиспользование электронных систем хранения документов | В современном мире электронные системы хранения документов становятся все более популярными. Однако руководители компании по-прежнему предпочитают хранить документы на бумажных носителях, что может привести к их потере или повреждению. |
| 3. Неправильное хранение документов | Многие компании хранят документы в неподходящих местах, таких как ящики столов или шкафы. Это может привести к потере документов или их повреждению из-за неправильного хранения. Чтобы избежать этой ошибки, определите специальные места для хранения документов (архивные комнаты или полки). |
| 4. Несоблюдение сроков хранения документов | Ответственные лица компании забывают о сроках хранения документов и не уничтожают их вовремя. Это может привести не только к потере информации, но и к штрафам со стороны контролирующих органов. Чтобы избежать этой ошибки, регулярно проверяйте сроки хранения документов и уничтожайте их в соответствии с законодательством. |
| 5. Недостаточное внимание к конфиденциальности | При хранении документов необходимо уделять внимание вопросам конфиденциальности и безопасности. Отсутствие необходимых мер безопасности может привести к утечке важной информации или к ее потере. Ограничить сотрудникам доступ к документам в зависимости от должностных обязанностей. |
Общие рекомендации по работе с документами в компании:
- Внедрить на предприятие систему электронного документооборота (СЭД).
- Использовать облачные хранилища для хранения и обмена документами.
- Обучать сотрудников работе с новыми технологиями и обеспечивать их доступ к необходимым инструментам.
- Рекомендуем разработать и внедрить политику безопасности, которая будет включать в себя меры по защите конфиденциальной информации.
- Использовать системы шифрования и защиты данных, такие как SSL-сертификаты или двухфакторная аутентификация.
Правильное хранение документов – это важный аспект работы любой компании. Нашим клиентам мы рекомендуем использовать СЭД 1С Документооборот 8 и электронный архив документов 1С Архив.
С помощью программ можно решить такие задачи как:
- Ограничить доступ к документам только уполномоченным сотрудникам;
- Обеспечить единое пространство для хранения документов компании и быстрый доступ к ним;
- Сохранить юридическую значимость документов подписанных ЭЦП на срок от 1 года и больше;
- Организовать коллективную работу с документами (согласование, утверждение и ознакомление);
- Проконтролировать сроки хранения документов, своевременно правильно уничтожать документы или продлевать их срок хранения;
- Сократить сроки подготовки и подписания документов.
Подробнее о возможностях 1С Документооборот 8 можно почитать по ссылке >>>
Подробнее о возможностях 1С Архив можно почитать по ссылке >>>
Внедрением систем позволит избежать потери и утечки важной информации, штрафов и других негативных последствий. Вы сможете обеспечить надежное хранение документов и успешное развитие вашего бизнеса.
По вопросам подбора программного продукта вы можете обратиться к специалистам нашей компании.