Как зарегистрировать контакт с новым партнером?

Для регистрации контакта с новым партнером (клиентом) используется документ Взаимодействие. При регистрации контакта с новым партнером важным параметром является быстрый ввод информации по новому деловому партнеру.

Пример: В фирму позвонил новый клиент. Сотрудник, фиксирующий звонки с клиентами, должен ввести эту информацию в информационную базу.

Для этого сотрудник оформляет документ взаимодействия Телефонный звонок. Ввод нового контакта с клиентом производится из списка взаимодействий при нажатии кнопки Создать. Список взаимодействий вызывается из раздела Органайзер и может быть размещен на рабочем столе пользователя.

Перед началом регистрации взаимодействий необходимо проверить все настройки в разделе Администрирование – Органайзер.

В списке взаимодействий следует установить удобный для нас порядок отображения списка. В рассматриваемом примере мы хотим регистрировать новые контакты с клиентами, поэтому установим в списке взаимодействий группировку По контактам.

При вводе нового взаимодействия необходимо выбрать вид документа взаимодействия.

В данном случае, поскольку клиент позвонил в фирму, необходимо выбрать Телефонный звонок. При вводе нового взаимодействия такого вида для нового телефонного звонка устанавливается признак входящего телефонного звонка.

При вводе телефонного звонка от нового клиента сотрудник регистрирует только основную информацию о клиенте: имя (Абонент), телефон (Как связаться), почему позвонил клиент (Описание).

Если сотрудник, фиксирующий звонки, может однозначно определить, кто должен работать с данным клиентом, то он заполняет эту информацию в поле Ответственный. Можно разобрать входящие звонки по ответственным позже, используя соответствующую пиктограмму в форме списка взаимодействий. Телефонные звонки можно выделить в списке и назначить по ним одного ответственного, не открывая форму взаимодействия.

В дальнейшем при разборе новых сообщений менеджер может установить в списке себя в качестве ответственного, посмотреть и отработать список тех взаимодействий (входящих звонков, электронных писем и т. д.), которые ему предназначены.

При отработке телефонного звонка нового клиента еще до момента его регистрации в информационной базе можно выполнить дополнительные действия: запланировать взаимодействия с клиентом, уточнить первичный спрос, уточнить источник обращения клиента и т. д.

Для планирования взаимодействий с клиентом используется документ Запланированное воздействие. Документ вводится на основании первичного телефонного звонка.

Первичный телефонный звонок будет установлен в качестве предмета взаимодействия в документе Запланированное взаимодействие.

Для удобства работы с клиентом в списке взаимодействий можно установить пользователя в качестве ответственного и установить группировку по предмету. В этом случае все сообщения в списке взаимодействий будут сгруппированы в соответствии с цепочкой тех взаимодействий, которые были оформлены с клиентом.

Установка флажка Только значимые предметы позволит отобрать в списке те предметы, по которым есть сообщения для конкретного менеджера (менеджер установлен в качестве ответственного).

В том случае, если по взаимодействиям предполагается коллективная работа и сообщение клиента должно быть рассмотрено другими сотрудниками, в программе можно включить возможность коллективной работы с сообщениями (установка признака Рассмотрено). Данная настройка включается в разделе Администрирование – Органайзер.

При работе с сообщениями менеджер может оставить в списке только те сообщения, которые еще не отработаны. Для этого в списке команд Все действия следует установить статус К рассмотрению.

После окончания работы с клиентом в рамках данного взаимодействия в карточке взаимодействия устанавливается флажок Рассмотрено. Он может быть установлен для нескольких отмеченных взаимодействий в списке.

Если взаимодействие с клиентом отложено и должно быть отработано позже, то в поле Рассмотреть после устанавливается та дата и время, когда данное взаимодействие должно быть отработано.

После того как предварительная работа по взаимодействию с клиентом закончена, менеджер регистрирует информацию о новом клиенте в информационной базе. Нового клиента можно создать непосредственно из формы взаимодействия, нажав кнопку Создать контакт.

Следует выбрать, кем является то лицо, с которым был зарегистрирован контакт (взаимодействие). В соответствии с этим выбором информация регистрируется в соответствующих справочниках: Партнеры, Контактные лица или Физические лица. При регистрации информации о новом партнере используется Помощник регистрации нового партнера. О том, как вводить данные с помощью данного помощника, мы подробно рассказали в разделе «Учет взаиморасчетов с деловыми партнерами». Здесь же хочется только упомянуть, что при открытии помощника ввода в него переносится вся известная информация о контактном лице, которую мы зарегистрировали при взаимодействии с ним. При регистрации нового партнера автоматически осуществляется поиск дублей, программа обязательно подскажет нам, что информация о таком партнере (его контактном лице, телефоне, адресе и т. д.) уже имеется в информационной базе.

Допустим, после повторного уточнения данных мы определили, что позвонивший клиент «Ковалев» является менеджером отдела продаж (контактным лицом) фирмы «Юпитер». Фирма «Юпитер» еще не зарегистрирована в нашей информационной базе, поэтому выбираем вариант создания контакта Партнер.

При таком варианте создания будет зарегистирована информация не только о самой компании, но и о юридическом лице, от имени которого она работает и о контактном лице, с которым уже было зарегистрировано взаимодействие (телефонный звонок).

При регистрации будем использовать помощник регистрации нового партнера.

Для этого в форме помощника регистрации нового партнера нужно указать всю информацию о фирме «Юпитер» и ввести информацию о менеджере отдела продаж данной фирмы «Ковалев» как о контактном лице, используя возможности помощника регистрации нового партнера. В примере, приведенном на рисунке, в форму помощника были введены данные о партнере, юридическом лице, от имени которого он работает, и контактном лице, поэтому после окончания регистрации будут добавлены новые записи в справочники Партнеры, Контрагенты и Контактные лица.

После того как клиент будет зарегистрирован, в форме документа Взаимодействие, из которого создавался контакт, автоматически заполнится уточненная информация о контакте, который зарегистрирован в информационной базе по данному взаимодействию.