Как подготовить и согласовать с клиентом и руководством предложения по закупке товаров в рамках зарегистрированной сделки?

Для подготовки предложений клиенту используется документ Коммерческое предложение.

Важно!

Для того чтобы в программе можно было зарегистрировать коммерческое предложение, в разделе Администрирование – CRM и продажи должен быть установлен флажок Коммерческие предложения. Если используется управление сделками (бизнес-процесс «Типовая продажа»), то этот флажок устанавливается автоматически без возможности его изменения.

Создадим новое коммерческое предложение из формы задачи, выданной на данном этапе бизнес-процесса Типовая продажа. Для этого нужно использовать кнопку Создать коммерческое предложение.

Примечание

Если на предприятии не используется работа с применением бизнес-процесса Типовая продажа, то новое коммерческое предложение может быть создано на основании ранее введенной сделки или из списка Коммерческие предложения (раздел Продажи). Коммерческие предложения могут быть оформлены на любом этапе, для их оформления наличие предварительно оформленной сделки не обязательно.

В новое коммерческое предложение будет перенесена информация о зарегистрированном нами ранее первичном спросе клиента.

В коммерческом предложении будет заполнена информация о тех условиях продажи (соглашении), которые можно предложить клиенту для закупки товаров.

Задача менеджера – заполнить список товаров, которые мы можем предложить клиенту, и их цены, ориентируясь на зарегистрированный первичный спрос клиента. В список можно добавить несколько однотипных товаров с разными ценами. Эти предложения можно отослать клиенту, он выберет те товары, которые его заинтересовали, и перешлет информацию о выбранных товарах нам. В процессе торга с клиентом можно фиксировать каждый шаг работы с клиентом, оформляя новое коммерческое предложение на основании ранее оформленного. Результатом торга с клиентом будет согласованное коммерческое предложение, на основании которого впоследствии можно оформить заказ клиента.

Таким образом, можно выделить следующие этапы оформления коммерческого предложения:

• подготовка коммерческого предложения,
• передача клиенту коммерческого предложения,
• регистрация отклика клиента на коммерческое предложение,
• подготовка и проведение презентации,
• согласование коммерческого соглашения.

Рассмотрим каждый из этих этапов подробнее.

Подготовка коммерческого предложения.

На этом этапе необходимо в табличной части документа Коммерческое предложение заполнить список товаров, которые нужно предложить клиенту, ориентируясь на его первичный спрос. В данном примере клиент интересуется холодильниками. В список товаров, которые предлагают клиенту, необходимо внести разнообразные модели холодильников и указать их цену.

Для подбора товаров в документ можно использовать отдельное диалоговое окно подбора товаров (кнопка Подобрать товары). Это позволит дополнительно анализировать наличие товаров на предприятии.

Для удобства подбора товаров нужно установить в диалоговом окне подбора фильтр по виду и свойствам и выбрать вид номенклатуры «Холодильники». В списке будут показаны все те параметры, которые были назначены для быстрого отбора для данного вида номенклатуры.

При подборе товаров можно ориентироваться на наличие товаров на складе, а также на цену товара. Если конкретный склад в коммерческом предложении не указан (страница Дополнительно), то информация о наличии товара показывается на всех складах. Показ остатков на складах включается/отключается гиперссылкой Подробная информация об остатках. Контроль остатков не является обязательным, поскольку мы также можем предложить клиенту товар, которого нет в наличии, но можно заказать его у поставщика. Если товар ожидается к поступлению, то он также показывается в списке.

На приведенном на рисунке примере на склад бытовой техники 22 и 24 октября ожидается дополнительная поставка холодильника «Стинол 101».

Информация о ценах указывается в соответствии с тем видом цен, который задан в соглашении, указанном в коммерческом предложении.

При подборе товара будем ориентироваться на ту сумму, которую указал клиент в первичном спросе (50 000 рублей). Можно предложить клиенту купить товаров на большую сумму: один холодильник марки BOSCH и два холодильника марки Стинол-101.

Отображение списка подобранных товаров в отдельном списке включается/отключается гиперссылкой Всего подобрано...

Для переноса всего списка товаров в документ следует нажать кнопку Перенести в документ. Все позиции, которые были отобраны, переносятся в документ с установленным флажком Выбрана.

Поскольку по данному коммерческому предложению на одну информацию о первичном спросе предложили несколько позиций, то первую строку с первичным спросом можно удалить, а в поле Текстовое описание в виде текста поместить информацию о первичном спросе для каждой строки. В коммерческом предложении установим статус Не согласовано.

Для регистрации коммерческого предложения нужно нажать кнопку Провести.

Передача клиенту коммерческого предложения.

Передать клиенту коммерческое предложение для согласования можно по факсу или по электронной почте, предварительно сформировав его печатную форму (кнопка Печать).

Перед формированием печатной формы следует проверить, что на закладке Дополнительно указана правильная информация о контактном лице партнера, которому будет направлено коммерческое предложение для согласования.

Если вы собираетесь отправлять коммерческое предложение по электронной почте, то нужно проверить электронный адрес в форме контактного лица.

В поле Информация для печати можно добавить любую полезную информацию, которую нужно довести до сведения клиента.

После проверки заполнения всех необходимых данных следует выбрать из списка печатных форм печатную форму в любом из предлагаемых форматов. Будет сформирована печатная форма для просмотра.

Для печати коммерческого предложения и отправки печатной формы коммерческого предложения по факсу нужно нажать кнопку Печать.

Для того чтобы в печатной форме коммерческого предложения был добавлен штрихкод в настройках программы (Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки) должен быть установлен флажок Штрихкодирование печатных форм документов. Штрихкод в печатной форме документа в дальнейшем можно использовать для быстрого поиска документа в списке с использованием сканера штрихкодов.

Чтобы отправить коммерческое предложение по электронной почте, следует нажать кнопку отправки по электронной почте Отправить.

Регистрация отклика клиента на коммерческое предложение.

Клиент, рассмотрев предложение по закупке товаров, сообщил , какие именно товары и на какую сумму он хочет закупить. Он может сообщить свое решение по телефону или прислать уведомление по электронной почте. Телефонный звонок клиента или полученное электронное письмо желательно зарегистрировать в качестве взаимодействия по данной сделке.

Для того чтобы полученное письмо или телефонный звонок клиента был зарегистрирован по данной сделке, при регистрации звонка или получения электронного письма в качестве предмета взаимодействия следует устанавливать данную сделку.

В зарегистрированном взаимодействии с клиентом (телефонный звонок или электронное письмо) в поле Контакт нужно указать сотрудника фирмы «Юпитер», с которым ведем работу по сделке. Для него автоматически заполнится информация в полях Абонент и Как связаться. В поле Предмет нужно указать информацию о той сделке, в рамках которой происходит взаимодействие – Продажа холодильников фирме Юпитер.

Теперь необходимо отработать данный звонок клиента и зарегистрировать информацию о том, какие из предложенных нами товаров он решил купить. Допустим, что, рассмотрев предложение, клиент согласился купить три холодильника марки «BOSH», от покупки холодильников марки Стинол он отказался. Поскольку сумма покупки превышает его первичный спрос, он попросил предоставить ему 5 % скидку.

Для того чтобы сохранять историю взаимодействия с клиентом по согласованию коммерческих соглашений, нужно зарегистрировать на основании ранее оформленного коммерческого соглашения новое коммерческое соглашение. В этом соглашении отметить те товары, которые клиент согласился купить. Этапов согласования коммерческого предложения может быть много, и если необходимо сохранить всю историю работы с клиентом, то нужно регистрировать все взаимодействия клиента в рамках сделки и регистрировать все варианты коммерческого соглашения.

Поскольку в данном случае работа проходит в рамках сделки, то нужно открыть список коммерческих предложений из формы сделки (команда Документы сделки на панели навигации формы сделки).

Далее нужно открыть форму коммерческого предложения и сформировать на основании него новое коммерческое предложение. В нем указать, на покупку каких товаров и на каких условиях согласился клиент.

С помощью команды Выбор строк – Снять отметки выбора можно отметить в списке товары, которые отказался купить клиент.

Вторым условием, которое выдвинул клиент, было предоставление ему дополнительной скидки 5 %. Для предоставления ручной скидки клиенту будем использовать команду Скидки (наценки) – Назначение ручной скидки (наценки).

При назначении ручной скидки показывается максимальный процент и сумма, которую можно назначить клиенту в соответствии с условиями соглашения (Максимальная ручная скидка). В данном случае укладываемся в диапазон максимальных скидок (5 %), указанный в соглашении, по которому оформляется коммерческое предложение.

Теперь следует зафиксировать ручные скидки и провести документ. Процесс согласования может занять несколько этапов. На последнем этапе после полного согласования с клиентом нужно установить в коммерческом предложении статус Действует.

Требуется проверить, все ли задачи данного этапа бизнес-процесса выполнили.