Как происходит оформление документов при работе в рамках бизнес-процесса «Типовая продажа»?

Процесс оформления документов зависит от того, в соответствии с какими условиями работает клиент в рамках сделки. Напомним, что в общем случае в рамках одной сделки с клиентом допускается работа по разным условиям (различным соглашениям). Например, товары одной группы (сегмента номенклатуры) отпускаются клиенту на условиях предоплаты, а другие товары в рамках той же сделки могут отгружаться в кредит (по другому соглашению).

В рамках одной сделки можно оформить множество заказов клиента, документов отгрузки и т. д., можно вести обособленный учет товаров по сделке. При ведении обособленного учета по сделке можно рассчитывать прибыль по сделке на основании тех документов отгрузки, поставки и дополнительных расходов, которые оформлены в рамках сделки.

Документы в рамках сделки оформляются путем ввода на основании сделки (кнопка Создать на основании).

Признаком того, что документы оформляются в рамках сделки, является явное указание сделки в документе (страница Дополнительно).

Если документы оформляются по задачам, которые формируются в рамках бизнес-процесса Типовая продажа, то информация о сделке будет заполняться автоматически. Также автоматически эта информация будет заполняться при вводе документов на основании того документа, который уже принадлежит сделке. Например, эта информация будет автоматически заполняться при вводе документа реализации на основании заказа клиента, в котором указана сделка.

Работа с документами продажи, оформляемыми в рамках сделки, ничем не отличается от общего процесса регистрации документов при оформлении продажи клиенту. Эти процессы, как было уже сказано, зависят от тех условий продажи, по которым работает клиент. Поэтому эти процессы мы рассмотрим несколько позже, при рассказе о том, как оформляются документы при различных вариантах оптовой продажи (предоплата, кредит и т. д.).

В рамках выполнения задачи этапа бизнес-процесса Подтверждение обязательств по сделке можно проконтролировать список документов, которые были оформлены по данной сделке (кнопка Документы по сделке).

В списке будут показаны все документы, которые оформлены в рамках сделки.

Список документов можно ограничить указанием периода, за который нужно показывать документы. Также можно оставить в списке только определенные типы документов, например, не показывать в качестве документов сделки коммерческие предложения. Список типов документов, которые будут показываться, настраивается в отдельном диалоговом окне, которое открывается при нажатии кнопки Состав документов.

Для перехода на следующий этап бизнес-процесса Типовая продажа обязательно должен быть зарегистрирован хотя бы один документ товародвижения, который влияет на расчеты с клиентом. Например, должен быть зафиксирован факт поступления оплаты от клиента в случае работы с клиентом по предоплате или факт отгрузки товаров, если с клиентом предусмотрены кредитные отношения в рамках сделки.

После выполнения данного этапа нужно перейти на следующий этап бизнес-процесса Типовая продажа – Проконтролировать выполнения обязательств.

На этом этапе должны быть выполнены все обязательства по сделке. При выполнении данного этапа и перехода на следующий этап сделки (Фиксация результатов) обязательно проверяется наличие невыполненных обязательств, как предприятия, так и клиента. По всем оформленным ранее заказам клиентов все обязательства по оплате и отгрузке товаров должны быть выполнены в полном объеме или откорректированы (отменены позиции в заказе клиента). То есть на момент выполнения данной задачи не должно быть зарегистрировано никакой задолженности, как с нашей стороны, так и со стороны клиента.

После выполнения всех обязательств по сделке нужно перейти на следующий этап – Зафиксировать результаты выигранной сделки.

На этом этапе необходимо проверить правильность оформления всех документов по сделке, а также зарегистрировать результаты по удовлетворению первичного спроса клиента.

Для анализа удовлетворения первичного спроса можно использовать отчет Состав продажи, который вызывается из формы сделки.

В этом отчете показываются товары и их количество, которое было зарегистрировано в коммерческих предложениях, и те товары, которые были реально проданы. Процент удовлетворения первичного спроса вносится в форму сделки вручную.

Если первичный спрос удовлетворен полностью, то вводится значение, равное 100 %.

После регистрации процента удовлетворения необходимо в сделке установить статус Выиграна. После этого нужно отметить, что этап Фиксация результатов выполнен. После выполнения последнего этапа в сделке автоматически устанавливается флажок Закрыта.

Сделка может быть выиграна и при не полностью удовлетворенном первичном спросе клиента. Информацию о том, насколько был удовлетворен первичный спрос клиента, можно посмотреть в отчете Первичный спрос (раздел Продажи).

Информация в этом отчете формируется только после закрытия сделок с любым результатом (выиграна или проиграна).