Можно ли использовать сделку при работе по долгосрочным проектам?

Основной задачей при работе по долгосрочным проектам является создание произвольного списка задач с указанием конкретных исполнителей и сроков их выполнения. Кроме того, в рамках таких проектов обязательным условием является хранение всех документов, которые относятся к данному долгосрочному проекту. Для ведения долгосрочных проектов и фиксации задач в рамках проектов необходимо установить флажок Проекты в разделе Администрирование – CRM и продажи.

Для использования сделок в рамках работы по долгосрочным проектам нужно создать новый вид сделки Долгосрочные проекты. В качестве типа сделки в данном виде сделки указать Прочие непроцессные сделки.

При работе по долгосрочным проектам вряд ли нас будет интересовать анализ первичного спроса клиента, поэтому флажок Фиксировать первичный спрос не нужно устанавливать.

Теперь необходимо создать новую сделку для регистрации этапов работы по долгосрочному проекту.

Например, требуется заключить соглашение с крупной сетью магазинов Все для дома и контролировать все взаимодействия с магазинами данной сети в течение года.

Следует создать новую сделку и указать в ней вид сделки – Долгосрочные проекты. Для того чтобы контролировать прибыльность конкретной сделки, нужно установить флажок Обособленный учет товаров по сделке.

Список основных задач, которые мы должны выполнить в рамках данного проекта, заполняется с помощью плана-проекта сделки. Можно зарегистрировать общий список задач, которые нужно выполнить в рамках данного проекта.

По каждой задаче, которая составляется в рамках плана-проекта, можно указать конкретного исполнителя и куратора, который будет следить за выполнением задачи. Для каждой задачи можно запланировать дату начала работы над задачей и указать плановую продолжительность, то есть тот срок в днях, который потребуется пользователю для выполнения данной задачи.

В процессе работы над задачей пользователь отмечает стадии ее выполнения: запланирована, выполняется, приостановлена, выполнена.

После того как задача выполнена, куратор проверяет правильность выполнения задачи и устанавливает для нее стадию Проверена. Такая задача считается полностью выполненной и завершенной. Для нее устанавливается флажок Закрыта.

Список задач проекта может быть структурирован. Можно определить одну главную задачу, а затем сформировать на основании нее список тех задач, которые необходимо выполнить для решения главной задачи.

При создании задач, которые должны быть решены в рамках главной задачи, необходимо указать главную задачу в качестве задачи-родителя.

В плане-проекте определяется список задач, которые необходимо решить для успешного выполнения проекта. Однако следует помнить, что это именно плановые задачи долгосрочного проекта, фактически мы регистрируем список этапов для работы по долгосрочному проекту.

В ходе работы над проектом можно формировать текущие задачи исполнителям, которые работают над долгосрочным проектом. Эти задачи формируются отдельно, с помощью бизнес-процесса Задание. Задания можно формировать непосредственно из формы зарегистрированных этапов работы над проектом.

Можно создавать задачи, не относящиеся к выполнению конкретного этапа, а общие задачи, которые относятся непосредственно к оформлению сделки. Такие задачи формируются аналогичным образом в форме сделки. (долгосрочного проекта) с помощью команды Создать на основании – Задание.

В появившейся форме нового задания необходимо сформулировать задачу, указать исполнителя, который будет выполнять данную задачу, и куратора, который будет проверять выполнение поставленной задачи.

При нажатии кнопки Стартовать и закрыть указанному в задании исполнителю будет автоматически отослана задача. Она появится в списке Мои задачи. После отметки о выполнении задачи исполнителем эта задача будет автоматически направлена на проверку куратору. Задача будет считаться завершенной, если она выполнена исполнителем и проверена куратором.

Список всех задач, которые были выданы исполнителям, и ход их выполнения можно посмотреть непосредственно из формы сделки (долгосрочного проекта). Для этих целей используется команда Задачи в панели навигации формы сделки.

По умолчанию в этом списке показываются только невыполненные задачи. Те задачи, по которым истек срок выполнения, выделяются в списке красным цветом.

Работая с этим списком задач, ответственный за проект (сделку) может отметить выполнение задачи или перенаправить задачу другому исполнителю.

При работе с долгосрочным проектом возникает еще одна задача – хранение печатных форм документов (договоров, соглашений, договоренностей и т. д.). Для этой цели в программе используется возможность работы с присоединенными файлами. В программе можно хранить любое количество присоединенных файлов. Список файлов, которые относятся к данному проекту (сделке), открывается при выполнении команды Присоединенные файлы на панели навигации формы сделки.

В программе предусмотрена возможность параллельной работы пользователей с присоединенными файлами. Например, менеджер подготовил проект договора или соглашения, руководитель отдела продаж согласовал этот проект, отредактировав его, а финансовый директор утвердил. Все версии данного договора (соглашения) будут сохранены, и в любой момент их можно будет посмотреть.

В рамках долгосрочного проекта можно хранить всю историю взаимодействий с клиентом (телефонные звонки, электронные письма, встречи и т. д.). При оформлении взаимодействия с клиентом в рамках долгосрочного проекта в качестве предмета взаимодействия необходимо указывать сделку (долгосрочный проект). При оформлении взаимодействия из формы сделки эта информация будет заполняться автоматически.

В процессе работы с долгосрочным проектом все документы следует оформлять в рамках данного проекта. Расходы, которые будут возникать в процессе работы, также следует отнести на конкретный проект (сделку). В дальнейшем для анализа финансового результата по сделке можно будет использовать такие отчеты, как Валовая прибыль, Доходы и расходы.