Как оформить поставки товаров, если поставки происходят регулярно, без оформления предварительных заказов?

Рассмотрим конкретный пример.

Поставщик ООО «Электро» производит регулярные поставки товаров. Цены поставки заранее не согласовываются и регистрируются в момент поставки товаров. Поставщик отгружает товары в кредит, в конце каждого месяца поставщику перечисляются денежные средства за поставленные товары.

При таком варианте оформления поставок для нас важно, что фактический прием товаров на склад должен осуществляться независимо от момента оформления финансового документа (накладной). То есть товар должен приниматься на склад даже в том случае, если поставщик еще не передал финансовые документы. Для того чтобы в программе можно было оформить такую операцию, в соглашении должен быть указан порядок приемки товаров: может происходить без заказов и накладных.

Соглашение будет являться распоряжением на поставку товаров. Для приемки товаров на склад необходимо создать документ Приходный ордер на товары.

Поскольку финансовые документы не были ранее оформлены, то после проведения документа Приходный ордер на товары в статусе К поступлению, информация о принимаемом товаре будет отображаться не только в графе Принимается, но и в графе Перепоставка.

Если финансовые документы были ранее оформлены, то состав приходного ордера будет заполнен с учетом еще не принятых товаров в рамках соглашения.

После проверки принятого товара в документе Приходный ордер на товары устанавливается статус Принято.

Цены поставщика мы будем регистрировать в момент оформления поставки товаров. Поэтому в соглашении установим флажок Регистрировать цены поставщика автоматически (по умолчанию). В документах поставки, оформленных по данному соглашению, будет автоматически установлен флажок автоматической регистрации цен и при проведении документа поставки цены будут автоматически зарегистрированы.

В соответствии с условиями нашей задачи оплата поставщику будет производиться по договору, произведенная оплата должна автоматически распределяться по документам поставки. Поэтому в соглашении с поставщиком установим флажок Требуется указание договора и оформим договор с поставщиком.

В договоре установим порядок расчетов По договорам. Это позволит нам вести расчеты в целом по договору и автоматически распределять оплаты по документам поставки.

После получения финансового документа от поставщика оформляется документ Поступление товаров и услуг.

В финансовом документе поставки можно заполнить список товаров всеми поступившими на склад товарами, по которым еще не оформлены финансовые документы. Для этих целей используется команда Заполнить – Перезаполнить по приемке.

В документе можно проконтролировать общую сумму задолженности в рамках договора с поставщиком (Расчеты по договору).

При ведении взаиморасчетов в целом по договору оплата регистрируется без распределения по документам поставки, с указанием договора, в рамках которого происходит оплата.

Распределение оплат производится автоматически по принципу ФИФО при выполнении регламентного задания Выполнение отложенных движений при расчетах с партнерами. Регламентное задание автоматически выполняется в момент формирования отчета Задолженность поставщикам по срокам. В отчете следует установить дополнительную группировку Расчетный документ (закладка Структура) и отбор по договору с контрагентом (закладка Отбор).

После актуализации расчетов в отчете показывается тот документ поставки, по которому еще не погашена задолженность.

Список всех документов, которые были оформлены в рамках договора, можно посмотреть в отчете Карточка расчетов с поставщиками.