АО «Ханты-Мансийские городские электрические сети»

1С:Архив 8

Компания основана в 1934 г. Компания относится к стратегическим предприятиям, основная задача — бесперебойное электроснабжение региона. Более 350 сотрудников и 30 различных подразделений. Клиенты компании — юридические и физические лица. Строгий надзор со стороны контролирующих организаций. В компании используется множество различных типов документов, большая часть подписывается ЭП и хранится в электронном виде.

Заказчик

Задача

Существовало несколько ключевых проблем в сфере обработки электронных документов, среди которых можно выделить основные:

Электронные документы хранились в разных учетных системах и ЭДО, приходилось долго искать нужный документ, например, при запросе из надзорных ведомств.
Требования законодательства по хранению документации обязывают многие документы подписывать только ЭП и хранить в электронном виде, например, инвентаризационные ведомости.
Руководители организации уделяли значительное количество времени ознакомлению с электронными документами и их подписанию с использованием электронной подписи, что являлось рутинным процессом, требующим автоматизации.
Юристы компании столкнулись со сложностями при подтверждении документов: электронные документы с ЭП 2-, 3- и 5-летней давности затруднительно подтверждать в инстанциях.
Зарегистрированы случаи утраты и повреждения отдельных документов в процессе работы различных подразделений.
Большой объем бумажных документов в папках и архивах — искать их приходится еще дольше, при этом возникают постоянные расходы на канцелярию и организацию помещений.
Необходимость повысить безопасность хранения документов и контроль доступа к ним.

Цель проекта

Автоматизация передачи документов из учетных систем на хранение в электронный архив.
Обеспечение юридической значимости электронных документов, подписанных по ЭЦП.
Сокращение нагрузки на учетные системы
Ограничение доступа к информации (просмотр/редактирование).
Сокращение сроков поиска нужного документа и ответа на запросы из контролирующих инстанций.
Структурирование архива по категориям и видам документов.

Задачи проекта

Автоматизировать передачу на хранение документов из учетных систем:

1С:Бухгалтерия строительной организации 8
1С:Зарплата и Управление персоналом 8
1С:Документооборот 8 КОРП

Обеспечить юридическую значимость электронных документов, подписанных по ЭЦП. Подпись CAdES-A обязательна.
Обеспечить возможность автоматически формировать отчеты по переданным и уничтоженным документам.
Реализовать механизм по подбору и массовой отправке документов на подпись руководителю организации.
Настроить возможность подписания документов ПП ПЭП для группы внутренних документов.

Описание проекта

Этап 1. Интеграция 1С:Бухгалтерия строительной организации 8 и 1С:Архив 8

В 1С:БСО 8 добавлен документ «Отчеты архив».
В 1С:БСО 8 разработан механизм «Сохранить для архива» для 5 отчетов:

ОСВ
ОСВ по счету
Карточки счетов
Материальный отчет
Ведомость амортизации ОС

Реализован механизм по проверке и массовой отправке документов в 1С:Архив 8. В 1С:БСО 8 в документе проставляется отметка о передаче документа в архив и блокируется для редактирования.

Схема взаимодействия систем на рисунке:

Интеграция реализована с помощью стандартной Библиотеки интеграций с 1С:Архив 8.

Этап 2. Интеграция 1С:Зарплата и Управление персоналом 8 и 1С:Архив 8

Автоматизирован процесс передачи кадровых документов из 1С:ЗУП 8 в 1С:Архив 8. Реализован механизм передачи на хранение для 10 видов кадровых документов. После передачи документа в электронный архив в 1С:ЗУП блокируется документ для любого редактирования и автоматически выгружается в 1С:Архив 8. Создаются карточки документов, прикрепляются сами файлы и изменяется формат ЭЦП на CAdES-A.

Табель рабочего времени
Больничный лист
6-НДФЛ
РСВ
ЕФС-1 ДСВ
ЕФС-1 НС и ПЗ
ЕФС-1 раздел 1.1
Перс. сведения о физических лицах
ЕФС-1 1.2 стаж

Схема взаимодействия систем на рисунке:

Этап 3. Интеграция 1С:Документооборот 8 КОРП и 1С:Архив 8

Для организации взаимодействия использовался типовой функционал интеграции.

Дополнительно разработаны:

Разработан механизм копирования файлов в документ «Отчеты архив» конфигурации 1С:БСО 8 из связанного документа конфигурации 1С:Документооборот 8 КОРП.
Реализован механизм подписания документов в 1С:Документооборот 8 КОРП с помощью ПЭП.
Механизм массового подбора и отправки документов на подпись руководителю организации с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) для следующих категорий документов:
Модернизация ОС;
Комплектация номенклатуры:
Оприходование товаров;
Перемещение товаров, материалов;
Списание материалов из эксплуатации;
Списание ОС;
Требование-накладная;
Частичное списание ОС;
Отчет производства.

Результаты проекта

Реализован механизм передачи из управленческих систем (1С:БСО 8, 1С:ЗУП 8) и ЭДО на долговременное хранение бухгалтерских и кадровых документов, суммарно 55 видов.
Настроен механизм проверки документов перед отправкой в электронный архив (проверяются заполненность реквизитов и наличие вложенных файлов). Формируется отчет о документах, которые не прошли проверку и не переданы на хранение в архив. Ответственный сотрудник проверяет причину.
Создан единый электронный архив документов с обеспечением юридической значимости с помощью специальной архивной подписи формата Cades-A.
Разработан механизм подбора и массового подписания документов руководителем КЭП для некоторых видов документов.
Разработан механизм копирования файлов в документ «Отчеты архив» конфигурации 1С:БСО 8 из связанного документа конфигурации 1С:Документооборот 8 КОРП.
Реализован механизм подписания документов в 1С:Документооборот 8 КОРП с помощью ПЭП.

Количественные показатели результата реализации проекта по внедрению электронного архива документов на базе 1С:Архив 8

Поиск информации стал на 50–70% быстрее (с часов до секунд/минут).
Хранение данных стало на 70–80% безопаснее (ролевый доступ, шифрование, аудит, резервное копирование).
Трудозатраты на поиск, сортировку и обработку документов сократились на 50–65%.
Полностью устранены риски потери/повреждения бумажных носителей.

Работы осуществлялись в рамках проектной технологии. Период выполнения составляет 6 месяцев.

Другие проекты

ООО «АктиТрансПоставка» специализируется на ремонте и обслуживании автотранспорта, а также оптовой торговле сантехническим оборудованием, строительными материалами и лесоматериалами.

Подробнее

До внедрения КА, в организации использовалась система «ИТРП: Процессное производство 8, редакция 1.10». Но предъявляемые требования к системе не позволили ее дальнейшее использование.

Подробнее

ООО «СмартЭмСис» занимается производством электроники, изготовлением печатных плат.

Подробнее

ООО «НИЛЕД» является ведущим экспертом по арматуре СИП и разработке технологий строительства высоковольтных линий электропередачи с самонесущими изолированными проводами, занимает лидирующие позиции на рынке производства и продажи арматуры СИП.

Подробнее

Длительность работ: 4 месяца

Компания «1С: Франчайзи Виктория» завершила проект по запуску продукта «1С:Предприятие 8» в ООО «Гарант-Виктория»

Подробнее

Длительность работ: 2 года

Компания «1С: Франчайзи Виктория» завершила проект по запуску продукта «1С:Управление производственным предприятием 8» в ЗАО «ЭДИПРЕСС - КОНЛИГА»

Подробнее

Длительность работ: 1 год 6 месяцев

Компания «1С: Франчайзи Виктория» завершила проект по запуску продукта «1С:Управление производственным предприятием 8» в ООО «Ханза-Флекс»

Подробнее

Длительность работ: 8 месяцев

Компания «1С: Франчайзи Виктория» завершила проект по запуску продукта «1С:Управление производственным предприятием 8» в ООО «Московское УПП №8 ВОС»

Подробнее

Длительность работ: 4 месяца

Компания «1С: Франчайзи Виктория» завершила проект по запуску продукта «1С:Комплексная автоматизация 8» в ООО «ВЕЛПАК»

Подробнее

Длительность работ: 5 месяцев

Компания «1С: Франчайзи Виктория» завершила проект по запуску продукта «1С:Комплексная автоматизация 8» в ЗАО «ФинСтрой»

Подробнее