Как проконтролировать состояние поставки в рамках заказа с поставщиком?

Состояние поставки по заказу можно проконтролировать в списке заказов поставщикам.

В соответствии с теми данными, которые приведены на рисунке, поставщик не смог поставить все товары по заказу, кроме этого он изменил цены. Учитывая все эти факторы, можно сказать, что он выполнил свои обязательства на 67 %. Для анализа списка товаров, которые не смог поставить поставщик, нужно воспользоваться отчетом Состояние выполнения.

В отчете показывается следующая информация:

• количество товаров, которые мы должны были получить от поставщика, – Заказано;
• количество товаров, которые не получены от поставщика (не оформлена фактическая поставка товаров на склад), – Ожидается. При этом количество товаров распределено в соответствии с указанными для товаров датами поставки;
• Оформлено – количество товаров, по которым оформлены финансовые документы Поступление товаров и услуг;
• Принято – количество товаров, по которым оформлено фактическое поступление товаров на склад:
• если прием товара осуществляется на ордерный склад, то отображается то количество товаров, которое зафиксировано в документе Приходный ордер на товары с установленным статусом Принят;
• если склад неордерный, то количество товаров в графе Принято совпадает с тем количеством, которое указано в графе Оформлено;

Принимается – количество товаров, которое находится в стадии приемки на ордерном складе (указано в документе Приходный ордер на товары с установленным статусом К поступлению).

Кроме анализа недопоставки товаров можно также проанализировать своевременность поставки товаров и соблюдение того графика поставок, который был зарегистрирован в заказе поставщику. Для проведения такого анализа можно использовать отчет Карточка расчетов с поставщиками.

Анализируя данные в отчете, представленном на рисунке, видно, что поставщик нарушил срок поставки и поставил товар на день позже, кроме этого поставщик поставил еще не все товары, которые были запланированы к поставке.

Сформированные отчеты можно распечатать и отправить поставщику для анализа текущей ситуации и принятия решения о дополнительной поставке товаров или отмены поставки товаров и возврата денежных средств, выплаченных в качестве аванса.

Для печати отчета можно использовать сочетания клавиш Ctrl + P или выбрать соответствующий пункт в меню Файл, как это показано на рисунке.

Следует также отметить, что данные отчеты можно вызвать не по одному заказу, а по всем заказам, которые были оформлены с конкретным поставщиком. Для этого в списке заказов поставщикам можно произвести отбор по заказам конкретного поставщика (кнопка Найти), выделить в списке нужные заказы и сформировать отчеты по выделенному списку заказов.

Предусмотрена возможность групповой рассылки отчетов группе поставщиков. Настройка списка рассылок отчетов производится в разделе Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки с помощью гиперссылки Рассылки отчетов.

Поскольку каждому поставщику должен быть отправлен свой отчет, то в настройках отчета нужно указать следующие параметры:

• в поле Отправлять указать Свой отчет для каждого получателя. В качестве получателей указать Партнеры;
• в настройках отчета в поле Партнер выбрать значение Получатель;
• список получателей указывается на странице Доставка (Эл. почта).

Отчеты можно отправлять по расписанию. Настройка расписания производится на соответствующей странице.

Таким образом, можно настроить такой порядок рассылки, что каждый день или каждую неделю поставщикам будут отправляться отчеты о состоянии расчетов с ними, их задолженности, состоянии выполнения заказов и т. д.