При поступлении обнаружилось, что часть товара плохого качества. Как оформить эту операцию в программе?

Товар всегда поступает с предопределенным качеством Новый. То есть считается, что товар всегда поступает с надлежащим качеством. Если при поступлении товаров обнаружился брак, то необходимо изменить качество товара.

Для оформления в программе операций, связанных с изменением качества товаров, в разделе Администрирование – Номенклатура должна быть включена функциональная опция Качество товаров.

В программе предусмотрена возможность фиксировать следующие градации качества товара: Не годен и Ограниченно годен. Изменение качества товаров регистрируется при оформлении документов. При изменении качества товаров с помощью документов программа запоминает связь качественного и бракованного товара. Такая связь позволяет осуществлять быстрый подбор бракованного товара в документах.

При этом для одного товара можно зарегистрировать сколь угодно много градаций качества с описанием конкретных дефектов товара.

Изменение качества товара можно произвести в момент оформления поставки товаров или позже, после проведения экспертизы по качеству товаров.

Рассмотрим конкретный пример.

С поставщиком «База «Электротовары» было заключено соглашение на поставку холодильников. После согласования условий поставки, оформления и согласования заказа поставщик привез товары на Центральный склад (ордерный склад). При приемке товаров кладовщик обнаружил незначительный брак у одного из холодильников и зафиксировал приемку товара с дефектом. Также у кладовщика возникло сомнение по качеству одного из холодильников, и он отправил этот товар на экспертизу. В результате проведения экспертизы холодильник был признан негодным для продажи. По согласованию с поставщиком была снижена цена на холодильник с дефектом, а негодный для продажи товар был возвращен поставщику. На этих условиях партия товаров была принята, были оформлены финансовые документы, разница в стоимости товаров была отнесена на счет поставщика.

Таким образом, должны будем выплатить поставщику меньшую сумму за поставку товаров в соответствии с произведенной уценкой поставленных товаров, выявленными дефектами и возвратом негодного товара.

Рассмотрим последовательно процесс регистрации приемки некачественных товаров на склад:

1. Оформление приемки товаров кладовщиком на ордерный склад. Регистрация приема товара с дефектом.
2. Оформление финансовых документов, отражение факта приема некачественного товара в финансовых документах.
3. Оформление возврата товаров поставщику.

Оформление приемки товаров кладовщиком на ордерный склад. Регистрация приема товара с дефектом

Кладовщик оформляет документ Приходный ордер на товары в соответствии с распоряжением на прием (документом Заказ поставщику).

Предположим, что при приемке товара по заказу поставщика один из четырех принятых холодильников «СТИНОЛ 101» оказался с дефектом. Чтобы зафиксировать в документе Приходный ордер на товары изменение качества товара, необходимо сначала разбить строку с некачественным товаром на две строки, используя соответствующую команду, и указать то количество товара, которое пришло с дефектом.

После разбиения строки необходимо установить курсор на строку с тем товаром, по которому нужно изменить качество, и нажать кнопку Изменить качество. В появившемся диалоговом окне следует выбрать команду Создать – Ограниченно годный.

Будет создана новая карточка для холодильника «СТИНОЛ 101». В карточке будет заполнена информация о качестве товара, рабочее наименование товара будет сформировано с учетом указанной градации качества.

В поле Текстовое описание можно указать конкретные дефекты, в соответствии с которыми кладовщик признал данный товар ограниченно годным. Таким образом, если при поставке товара обнаружились однотипные товары с различными дефектами, то необходимо их регистрировать отдельными строками в документе и создавать для них различные позиции номенклатуры (градации качества).

После нажатия кнопки Записать и закрыть будет автоматически сформирована новая позиция с указанием качества.

После выбора этой позиции будет автоматически изменено качество для позиции номенклатуры.

По условиям примера один из товаров кладовщик не принял на склад и отправил его на экспертизу. Например, это был один из холодильников «СТИНОЛ 205». Информация о тех товарах, которые передаются на экспертизу, регистрируется отдельным документом Приходный ордер на товары. То есть кладовщик должен выполнить следующие действия:

1. Уменьшить количество товаров («СТИНОЛ 205») в исходном документе Приходный ордер на товары. Установить в документе статус Принят, то есть зафиксировать фактический прием товаров на склад, за исключением тех, которые отправляются на экспертизу.




2. Оформить новый документ Приходный ордер на товары. В нем зафиксировать список товаров, по которым следует произвести экспертизу, и установить в нем статус К поступлению.

После проведения экспертизы для товара устанавливается соответствующая градация качества, аналогично тому, как это было в предыдущем случае, а для документа – статус Принят.

Таким образом, закончился процесс фактической приемки на склад и зафиксировали прием некачественных товаров на склад.

Оформление финансовых документов, отражение факта приема некачественного товара в финансовых документах

От поставщика поступили финансовые документы. Нужно их зарегистрировать и отразить в них факт приема некачественного товара. Порядок оформления финансового документа и фиксация расхождений аналогичны тому, как мы это делали в предыдущих вариантах.

1. Оформить документ Поступление товаров и услуг на основании Заказа поставщику.
2. На странице Товары по факту указать номера строк в соответствии с печатной формой документа.
3. Заполнить табличную часть фактически принятыми товарами. При этом после подтверждения пользователем автоматически заполняется информация о товарах поставщика.

В документе следует указать цену для ограниченно годного и негодного товара в соответствии с договоренностью с поставщиком о приеме некачественных товаров. На странице Товары по данным поставщика следует проконтролировать информацию о тех товарах и их количестве, которые зарегистрированы в документе поставщика. После этого зарегистрировать расхождения и провести документ. Расхождения следует отнести на счет поставщика.

Фактически в данном документе мы зафиксировали уценку товаров, то есть теперь мы должны поставщику на 8 200 рублей меньше (разница в стоимости некачественных товаров).

Можно предоставить поставщику дополнительно отчет о расхождениях при приемке товаров. При необходимости можно оформить и напечатать акт приемки и акт о расхождениях товаров.

Примечание

Если на складе не используется ордерная схема приема товаров, то информация о фактическом приеме некачественных товаров фиксируется непосредственно в документе поставки, на странице Товары по факту.

Информацию о том, сколько бракованного товара сейчас находится на различных складах, можно посмотреть с помощью отчета Ведомость по товарам на складах.

Для этого в настройках отчета нужно установить дополнительную группировку Номенклатура Качество. Для того чтобы в отчет попадали только бракованные товары, нужно установить в параметрах отбора Номенклатура Качество Не равно "Новый". Все настройки следует производить при установке расширенного варианта настройки отчета.

В полях отчета можно оставить только поле Количество - Конечный остаток. В сформированном отчете будет показано, какое количество бракованного товара сейчас находится на складах.

Товары, которые имеют градацию качества Ограниченно годен, можно продать, установив на них более низкую цену или скидку.