Главный бухгалтер фармацевтической компании обратилась в Центр сопровождения Виктория для оценки автоматизации работы отдела Секретариат и управления договорами и внутренними документами.
В компании большой поток входящих обращений от юридических лиц, поставщики и покупатели, и физических лиц, от потребителей поступают запросы. Необходимо регистрировать все обращения в компанию в специальном журнале и распределять для подготовки ответов в профильный отдел.
Исходящие письма проходят согласование с юридическим отделом и руководителями отделов, необходимо контролировать сроки подготовки ответов, которые регламентированы законодательством РФ и стандартами компании.
В компании разветвленная сеть партнеров, в том числе и зарубежные, договора и дополнительные соглашения как правильно индивидуальные и требуют согласования с несколькими руководителями отделов.
В компании принята многоступенчатая схема согласования заявок на оплату, в связи с чем затягиваются сроки закупок. Хотелось бы ограничить сроки рассмотрения заявки в оплату для исключения задержек на производстве.
За годы работы накоплен большой архив различных документов, есть шаблоны для многих типовых документов, кадровые документы, документы от партнеров и не всегда сотрудникам удается найти оперативно нужный документ или собрать подшивку документов по запросу.
Выполненные работы
При проведении бесплатного предпроектного обследования были зафиксированы задачи и границы проекта:
- Автоматизировать регистрацию писем входящих и исходящих, а также реализовать журнал регистрации по шаблону компании;
- Настроить согласование исходящих писем и ОРД между руководителями отделов;
- Структурировать накопленный архив документов;
- Интегрировать СЭД с используемой в компании 1С УПП.
Специалисты центра сопровождения Виктория предложили для решения задач использовать 1С Документооборот 8 КОРП с некоторыми доработками под конкретные задачи.
В результате проекта успешно решены задачи:
- Журнал регистрации корреспонденции. Реализована автоматическая регистрация писем, входящих/исходящих в журнале регистраций. Реализована печатная форма журнала в соответствии с утверждённым шаблоном на предприятии.
- Согласование входящих писем. В компании большой поток входящих писем, как от физических лиц так от юридических. Настроен процесс регистрации писем. На основании скан-копии письма запускается процесс согласования и распределения в профильный отдел: Секретариат – Генеральный директор – Исполнитель.
- Регистрация и согласование исходящей корреспонденции. Подготовлены шаблоны исходящих писем, с возможностью замены при истечении срока действия. Настроен процесс согласования Инициатор – Секретариат – Генеральный директор – Секретариат.
- Настроены бизнес-процессы согласования служебных записок и приказов на предприятие, реализовано несколько маршрутов согласования в зависимости от инициатора и исполнителя.
- Структурирован электронный архив документации в компании. Предусмотрено размещение в папки по видам документов ( служебные записки подразделений, служебные записки на имя генерального директора, приказы по досновной деятельности, приказы по личному составу, приказы о дисциплинарных взысканиях, приказы по административно-хозяйственной деятельности, переписка со сторонними организациями, гарантийные письма, сопроводительные письма, переписка и иностранным контрагентами
и т.п), по годам.
- Настроено 4 маршрута согласования актов о выполненных работах, в зависимости от инициатора согласования.
- Реализовано 4 маршрута согласования заявок на оплату.
- Реализованы дополнительно 2 печатные формы: Лист согласования Счет и Лист
согласования Акт.
- Настроен обмен данными с 1С: Управление производственным предприятием 8
- Загружен из Excel архив договоров и дополнительных соглашений к ним в 1С:Документооборот 8 КОРП.
Результаты внедрения
1
Линейные сотрудники сразу отметили, что время на обработку писем сократилось
25%.
2
С помощью готовых шаблонов удалось минимизировать ошибки в документах, сократить время на согласование с руководителями на 1-2 дня.
3
Руководитель канцелярии отметила, что удалось увеличить скорость реагирования на запросы «из вне» до 7 дней. Ранее на подготовку ответов, корректировку и согласование уходило более 2х недель.
4
Сократились сроки оплаты счетов до 2-3х дней, благодаря четкой маршрутизации и контролю за сроками.
5
Процесс согласования договор между подразделениями стал прозрачным и в среднем по срокам сократился на 2-3 дня.
6
Благодаря возможности контролировать подписание оригиналов, исключены случаи отгрузки товара без подписанных ранее документов.
7
Удалось структурировать архив документов, теперь сотруднику достаточно 3-6 кликов мышки, что б найти нужную папку и документы.
Проект по автоматизации отдела Канцелярия был реализован для 50 сотрудников компании, длительность с учетом доработок составила 6,5 месяцев и стоимость внедрения 2 078 000 рублей.
Работы проводились в технологии Проектного внедрения, подробнее по по ссылке >>>
Заказать предпроектное обследование
