Автоматизация отдела бухгалтерия и секретариат фармацевтической компании на базе 1С Документооборот 8 КОРП

Реализована безбумажная модель учета входящей и исходящей корреспонденции в секретариате. Процесс согласования договоров и других внутренних документов автоматизирован с помощью 1С Документооборот 8 КОРП.

Кратко о компании

Офис и производство фармацевтической компании локализованы в Подмосковье с численностью сотрудников более 350 человек. Завод поставляет лекарства в основном на отечественный рынок, сотрудничает с крупными дистрибьютерами. На данный момент в компании уже используется 1С Управление Производственным Предприятием 8 для учета деятельности компании.

Описание задачи

Главный бухгалтер фармацевтической компании обратилась в Центр сопровождения Виктория для оценки автоматизации работы отдела Секретариат и управления договорами и внутренними документами.

В компании большой поток входящих обращений от юридических лиц, поставщики и покупатели, и физических лиц, от потребителей поступают запросы. Необходимо регистрировать все обращения в компанию в специальном журнале и распределять для подготовки ответов в профильный отдел.

Исходящие письма проходят согласование с юридическим отделом и руководителями отделов, необходимо контролировать сроки подготовки ответов, которые регламентированы законодательством РФ и стандартами компании.

В компании разветвленная сеть партнеров, в том числе и зарубежные, договора и дополнительные соглашения как правильно индивидуальные и требуют согласования с несколькими руководителями отделов.

В компании принята многоступенчатая схема согласования заявок на оплату, в связи с чем затягиваются сроки закупок. Хотелось бы ограничить сроки рассмотрения заявки в оплату для исключения задержек на производстве.

За годы работы накоплен большой архив различных документов, есть шаблоны для многих типовых документов, кадровые документы, документы от партнеров и не всегда сотрудникам удается найти оперативно нужный документ или собрать подшивку документов по запросу.

Выполненные работы

При проведении бесплатного предпроектного обследования были зафиксированы задачи и границы проекта:

Автоматизировать регистрацию писем входящих и исходящих, а также реализовать журнал регистрации по шаблону компании;
Настроить согласование исходящих писем и ОРД между руководителями отделов;
Структурировать накопленный архив документов;
Интегрировать СЭД с используемой в компании 1С УПП.

Специалисты центра сопровождения Виктория предложили для решения задач использовать 1С Документооборот 8 КОРП с некоторыми доработками под конкретные задачи.

В результате проекта успешно решены задачи:

Журнал регистрации корреспонденции. Реализована автоматическая регистрация писем, входящих/исходящих в журнале регистраций. Реализована печатная форма журнала в соответствии с утверждённым шаблоном на предприятии.
Согласование входящих писем. В компании большой поток входящих писем, как от физических лиц так от юридических. Настроен процесс регистрации писем. На основании скан-копии письма запускается процесс согласования и распределения в профильный отдел: Секретариат – Генеральный директор – Исполнитель.
Регистрация и согласование исходящей корреспонденции. Подготовлены шаблоны исходящих писем, с возможностью замены при истечении срока действия. Настроен процесс согласования Инициатор – Секретариат – Генеральный директор – Секретариат.
Настроены бизнес-процессы согласования служебных записок и приказов на предприятие, реализовано несколько маршрутов согласования в зависимости от инициатора и исполнителя.
Структурирован электронный архив документации в компании. Предусмотрено размещение в папки по видам документов ( служебные записки подразделений, служебные записки на имя генерального директора, приказы по досновной деятельности, приказы по личному составу, приказы о дисциплинарных взысканиях, приказы по административно-хозяйственной деятельности, переписка со сторонними организациями, гарантийные письма, сопроводительные письма, переписка и иностранным контрагентами и т.п), по годам.
Настроено 4 маршрута согласования актов о выполненных работах, в зависимости от инициатора согласования.
Реализовано 4 маршрута согласования заявок на оплату.
Реализованы дополнительно 2 печатные формы: Лист согласования Счет и Лист согласования Акт.
Настроен обмен данными с 1С: Управление производственным предприятием 8
Загружен из Excel архив договоров и дополнительных соглашений к ним в 1С:Документооборот 8 КОРП.

Результаты внедрения

Линейные сотрудники сразу отметили, что время на обработку писем сократилось 25%.

С помощью готовых шаблонов удалось минимизировать ошибки в документах, сократить время на согласование с руководителями на 1-2 дня.

Руководитель канцелярии отметила, что удалось увеличить скорость реагирования на запросы «из вне» до 7 дней. Ранее на подготовку ответов, корректировку и согласование уходило более 2х недель.

Сократились сроки оплаты счетов до 2-3х дней, благодаря четкой маршрутизации и контролю за сроками.

Процесс согласования договор между подразделениями стал прозрачным и в среднем по срокам сократился на 2-3 дня.

Благодаря возможности контролировать подписание оригиналов, исключены случаи отгрузки товара без подписанных ранее документов.

Удалось структурировать архив документов, теперь сотруднику достаточно 3-6 кликов мышки, что б найти нужную папку и документы.

Проект по автоматизации отдела Канцелярия был реализован для 50 сотрудников компании, длительность с учетом доработок составила 6,5 месяцев и стоимость внедрения 2 078 000 рублей.

Работы проводились в технологии Проектного внедрения, подробнее по по ссылке >>>

Заказать предпроектное обследование

Автоматизация отдела бухгалтерия и секретариат фармацевтической компании на базе 1С Документооборот 8 КОРП

Описание задачи

Похожие решения