Автоматизация проектного отдела в конструкторском бюро на базе 1С документооборот 8 КОРП
Проведено внедрение 1С Документооборот 8 в проектно-конструкторском бюро, настроены модули проектная деятельность, корреспонденция и исполнительская дисциплина.
Кратко о компании
Проектное – конструкторское бюро занимается разработкой и проектированием судов различного назначения, а также научно-исследовательской деятельностью и опытно-конструкторской разработкой в области судостроения. В компании работает 86 сотрудников.
Описание задачи
Руководитель проектной группы обратился к нам в компанию, они подбирали систему, которая сможет решить несколько проблем сразу.
Во-первых, необходимо собрать в одном месте всю документацию по каждому проекту. В компании каждое судно это целый проект, по которому планируется график выполнения, считается трудозатраты и контролируется все документация, от конструкторской до согласования вопросов с надзорными ведомствами.
Во-вторых, есть сложности с исполнением контрактов в срок, то один отдел тормозит, то другой и потом как всегда крайних нет. Посчитать эффективность контракта тоже сложно, явно не проконтролировать трудозатраты отделов и каждого сотрудника на конкретных этапах.
В-третьих, поступают входящие письма от надзорных ведомств или от партнеров, не всегда удается отследить и своевременно подготовить ответы.
Решение задач
Специалисты центра сопровождения Виктория предложили решение на базе 1С Документооборот 8 КОРП с помощью настройки блоков Исполнительская дисциплина, Проектная деятельность и Корреспонденция.
Настроена регистрация входящей и исходящей корреспонденции и хранение сканов писем на с помощью настройки блока Корреспонденция. Секретарь компании теперь регистрировала все письма в журнале, прикрепляла сканы и направляла в профильный отдел для подготовки ответа.
Для работы с исходящими документы реализовали 2 вида документопотоков: письма, подписанные ЭЦП и без ЭЦП. Автоматизирован процесс подготовки исходящего письма за счет использования макетов. Реализован механизм проверки и согласования исходящих писем с руководителями подразделений.
Для согласования документов компании было настроено 3 маршрута согласования: внутренний (служебные записки), согласование с заказчиков и с надзорными органами.
Для контроля исполнительской дисциплины была разработана системы постановки задач, назначения плановой трудоемкости и контроль фактически затраченной трудоемкости по каждой задаче.
С помощью блока Проекты автоматизировали работу проектных групп:
- Организовали структурированное хранение документов по проектам.
- Учет переписки по проекту с приложенными файлами. Ведение списка нормативной документации с прикрепленными файлами.
- Отчет о документации по проекту (отправленные, неотправленные, согласование).
- Разработан был сводный отчет о выполнение проекта.
- Отчет о контроле трудозатрат (план/факт).
- Линейный график выполнения проекта.
- Создание базы данных по примененным материалам на судне (на основании сводных данных из спецификаций к чертежам проекта).
- Выстраивание иерархической связи между документами ЭП, ТП, ПДСП, РКД, ИТТ, ПСД, ЭД, документацией по комплектующему оборудованию, помещениями, а также между документами внутри каждого раздела.
- Создание базы данных нормативно-технической документации.
В 1С документооборот 8 КОРП были перенесены данные из текущей СЭД (индивидуальная разработка): данные по сотрудникам, данные по судам и комплектующим. Настроены права пользователям в зависимости от их роли и должностных обязанностей.
Результаты внедрения:
Уменьшены трудозатраты сотрудников компании на подготовку и ведение проектной документации. Сокращены сроки подготовки отчетов о ходе проекта.
Наглядноотражается информация о трудозатратах на каждом проекте. Удобно контролировать сроки выполнения каждой задачи в отдельности и проекта в целом.
Решена проблема с своевременным подписание документов между отделами и с Заказчиками. Сроки подписания внутренних документов сократились до 2-3 дней. Сроки подписания документов с Заказчиками удалось сократить до 5 дней.
С помощью загрузки баз данных материалов и комплектующих, решена задача с своевременной закупкой и унификации используемых комплектующих. Согласование закупки материалов сократилось до 1-2 дней, это позволяет оперативно снабжать производство всем необходимым.
Благодаря, настройки блока входящие/исходящие письма, корреспонденция оперативно направляется руководителям отделов на исполнение.
Проект по автоматизации Конструкторского бюро был реализован для 55 сотрудников бюро, длительность составила 10 месяцев и стоимость внедрения под ключ 7 650 000 рублей.
Работы проводились в технологии Проектного внедрения, подробнее по по ссылке >>>