Автоматизация отдела Канцелярия в Высшем учебном учреждении с помощью 1С Документооборот 8 КОРП
Произведено внедрение 1С: Документооборот 8 КОРП в Канцелярии крупного ВУЗа. Структурирован документооборот входящей и исходящей корреспонденции, настроены маршруты согласования различных групп документов.
Кратко о компании
В связи с появлением в ВУЗе новых структур, техническая лаборатория и научный центр, а также увеличением преподавателей и студентов в учебных филиалах в регионах, значительно вырос документопоток в Канцелярии.
У сотрудников плавающий график работы, в зависимости от расписания занятий. Есть сложности с информированием о новых приказах и распоряжениях. Многие сотрудники работают в удаленных филиалах и есть сложности с подписанием внутренних документов.
Описание задачи
Руководитель отдела Канцелярии крупного ВУЗа обратилась в нашу компанию. Обозначила несколько проблем, которые хотелось бы решить в кратчайшие сроки:
- необходимо автоматизировать учет и регистрацию большого разнотипного потока входящей документации;
- сократить время на подготовку и отправку исходящих документов, с использованием ЭЦП;
- исключить ситуацию с потерей писем;
- помочь решить проблему с длительным согласованием ответов внутри ВУЗа между руководителями.
Решение задач
Специалисты Центра сопровождения Виктория для решения проблем предложили автоматизацию на базе программного продукта 1С: Документооборот 8 КОРП, блок Согласование и Входящая/Исходящая корреспонденция.
Был настроен журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции в соответствии с требованиями заказчика. Для более удобного и быстрого поиска документов настроили штрихкодирование документов. Скан письма прикрепляли к карточке документа.
Для работы с исходящими документы реализовали 2 вида документопотоков: письма, подписанные ЭЦП и без ЭЦП. Автоматизирован процесс подготовки исходящего письма за счет использования макетов. Реализован механизм проверки и согласования исходящих писем с руководителями подразделений.
Руководитель канцелярии могла в режиме реального времени видеть какие письма или обращения поступают, требуется ли ее участие. Контролировать сроки обработки писем и своевременность подготовки ответов. Согласование ответов с руководством стало прозрачным, наглядно видно какие письма у кого «застряли» на согласование. Получилось снизить вероятность попадания документа на согласование не тому руководителю.
Результаты внедрения:
Линейные сотрудники сразу отметили, что время на обработку письма сократилось 23%.
С помощью готовых шаблонов удалось минимизировать ошибки в исходящих письмах, сократить время на согласование с руководителями на 1-2 дня.
В целом Руководитель канцелярии отметила, что удалось увеличить скорость реагирования на запросы «из вне» до 10 дней. Ранее на подготовку ответов, корректировку и согласование уходило более 2х недель.
Проект по автоматизации отдела Канцелярия был реализован для 700 сотрудников учреждения, длительность составила 5,5 месяца и стоимость внедрения под ключ 1 950 000 рублей.
Работы проводились в технологии Проектного внедрения, подробнее по по ссылке >>>