Автоматизация работы НПО в области приборостроения на базе 1С Документооборот 8 КОРП
Реализован переход в рамках импортозамещения на 1С Документооборот 8 КОРП. Реализована регистрация корреспонденции, согласование внутренних документов компании с использованием ЭЦП.
Кратко о компании
Научно-производственная компания в области приборостроения. В компании проводятся работы научно-исследовательские и опытно-конструкторские. Сложная организационная структура, порядка 60 различных подразделений и более 500 сотрудников. На момент начала работ в компании использовалась иностранная СЭД.
Описание задачи
К нам обратился руководитель IT-отдела, на предприятие используется уже более 10 лет СЭД иностранного производителя. Руководство компании в рамках импортозамещения и сокращения расходов на сопровождение, поставили задачу перейти на отечественные аналоги СЭД.
Специалисты центра сопровождения Виктория предложили рассмотреть 1С Документооборот 8 КОРП. На встречах с функциональными заказчиками, руководителями отделов зафиксировали бизнес-процессы для переноса в 1С Документооборот и проблемы, которые не закрыты на данный момент существующей СЭД.
Руководитель отдела канцелярии рассказала, как ведется учет входящей и исходящей корреспонденции. Поток писем большой, разноплановый: есть письма от поставщиков и от партнеров по заказам, есть запросы на предоставление информации в вышестоящие структуры. Уже используется штрихкодирование документов, для ускорения обработки документов, но изначально не было разграничены потоки. Сейчас делопроизводитель в ручном режиме и на свое усмотрение принимает решение какой запрос в какой отдел необходимо перенаправить. Замедляется процесс обработки писем, документы начинают «гулять» между отделами если не туда отправили. Несвоевременно направляются ответы.
Также хотелось бы настроить подписание документов ЭЦП, причем как внутри предприятия, так и для отправки писем партнерам. Приходится все документы собирать в папочки на подпись разным руководителям и разносить по кабинетам. Руководство часто бывает в командировках, подписание затягивается до недели иногда.
В компании принято между подразделениями запросы направлять в виде служебных записок, контроль за подготовкой и исполнением лежит на руководителях подразделений. За время эксплуатации СЭД изменилась структура организации и порядок работы с внутренними документами. Какие-то отделы, например АХЧ, производство работали с электронным документооборотом, а конструкторский отдел и разработчики носили в бумажном виде документы на подпись.
С руководителем IT-отдела обсудили перенос данных из иностранной СЭД и 1С УПП в 1С Документооборот 8 КОРП. Также необходимо настроить регулярный обмен данными с 1С УПП, что б не заносить одну и туже информацию дважды и исключить ошибки в документах.
В документообороте компании участвует порядка 100 сотрудников, не все допущены к работе с конфиденциальной информацией. В компании получается, что часть документов обрабатываются через СЭД, а часть в бумажном виде по-старому ходит по кабинетам. Необходимо настроить права доступа, причем не только возможность редактирования запретить, но и видимость/невидимость документов.
В ходе выполнения проекта были настроены следующие блоки:
- С помощью блока Корреспонденция в 1С Документооборот 8 КОРП реализована регистрация и хранение электронных копий входящих и исходящих писем.
- Реализована возможность подписания документов (как внутренних, так и внешних) с помощью УКЭП и УНЭП.
- Настроили многопользовательскую работу с документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов;
- Реализовали механизм согласования, с отправкой уведомлений на корпоративную почту участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте;
- Для контроля за исполнением задач и поручений настроили блок Исполнительской дисциплины. Настроена подсистема Постановка задач и поручений. Управление задачами с формированием подзадач, этапов, проектов, процессов, работ и т.п.
- Контроль исполнения поручений/резолюций и соблюдения сроков согласования документов;
- Организовали долговременное хранение документов в рамках электронного архива, в т.ч. в привязке к проектам, с возможностью поиска по различным критериям;
- Настроены права доступа пользователям в соответствии с должностными инструкциями и допусками секретности;
- Перенос данных (структура предприятия, контрагенты, должности) типовыми средствами из 1С: Управление производственным предприятием 8;
- Перенос первичных данных о контрагентах (адреса, контакты, должностные лица) из иностранной СЭД в 1С: Документооборот 8
В результате проекта успешно решены задачи:
После внедрения 1С Документооборот 8 КОРП Заказчик отметил повышение эффективности работы организации в целом и каждого подразделения в отдельности.
за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования документов;
обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации;
уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов; повышения эффективности исполнения заданий и документов, улучшения контроля исполнительской дисциплины.
Проект по автоматизации НПО был реализован для 100 сотрудников учреждения, длительность составила 10 месяцев и стоимость внедрения под ключ 2 150 00 рублей.
Работы проводились в технологии Проектного внедрения, подробнее по по ссылке >>>