Финансовый директор обратилась к специалистам Центра сопровождения Виктория, с проблемой организовать работу с договорами. В компании большой поток договоров, есть шаблонные договора, есть договора, которые составляются индивидуально, есть договора поступают от партнера уже подписанные и их нужно согласовать и подписать.
В общей сложности с договорами работает около 20 сотрудников в компании: экономист, главный бухгалтер, финансовый директор, коммерческий директор, начальник производства, директор по маркетингу и менеджеры отдела реализации. Регулярно случаются задержки отгрузкой товаров из-за длительного согласования и подписания
документов.
Проблема усложнялась еще тем, что директор по маркетингу и начальник производства,
имеют разъездной характер работы и не всегда удается оперативно посмотреть документы и согласовать или сообщить о замечаниях.
По внутреннему регламенту договора для согласования отправляются по внутренней почте, последовательно каждому руководителю, вносит изменения менеджер после проверки, бывают взаимоисключающие дополнения от разных руководителей. В итоге, назначается встреча очная для обсуждения договора и урегулирования вопросов.
При проведение бесплатного предпроектного обследования, руководитель производства озвучил необходимость согласования спецификаций на изделия и счетов на закупку
материалов.
Финансовый блок, экономисты и бухгалтерия, рассказали, что при подписании актов и УПД бывают спорные ситуации, поэтому надо настроить подписание в зависимости от номенклатуры, ответственный руководитель отдела и должен его подписывать.
В компании уже используются программные продукты фирмы 1С: 1С Бухгалтерия КОРП и 1С Зарплата и Управлением Персоналом ПРОФ.
Решение задач
Специалисты центра сопровождения Виктория предложили автоматизировать работу с помощью 1С Документооборот 8 ПРОФ, настроить блок Управление договорами и подключить Мобильную версию для разъездных сотрудников.
- Для ограничения доступа линейных менеджеров к документам, были настроены права пользователям, с учетом того, что некоторые сотрудники могут выполнять 2 роли.
- Для того, что б данные по покупателям оперативно попадали из 1С Бухгалтерия 8 КОРП и не приходилось повторно заносить реквизиты о компании настроили
типовыми средствами интеграцию между 1С Бухгалтерия 8 КОРП и 1С Документооборот 8 ПРОФ.
- Были согласованы и подготовлены шаблоны договоров 35 видов, заявок на договор 3 вида дополнительных соглашений. Это позволило сократить менеджерам время на подготовку договоров, исключить использование не актуальных или поврежденных шаблонов.
- Настроены маршруты согласования и подписания договоров в зависимости от вида договора (типовой или индивидуальный) и от номенклатуры (в зависимости от изделия отличаются сроки поставки и срок договора меняется).
- Настроили маршруты согласования заявок на оплату исходя из суммы счета и номенклатуры (не всегда необходимо согласование коммерческого директора, достаточно экономиста и главного бухгалтера).
- Акты об оказание услуг, УПД, спецификации 20 видов. Реализован маршрут
согласования между отделами компании.
Результаты внедрения:
1
Менеджеры стали быстрее готовить договора для согласования, не тратиться время на поиск шаблона, и проверку его актуальности. Раньше на подготовку и заполнение тратилось 2-4 часа, после установки 1С документооборот 8 ПРОФ 1-2
часа.
2
Директор по маркетингу и начальник производства при работе с Мобильным
приложением 1С Документооборот 8 отметили удобство использования, можно в дороге или между встречами познакомится с договором, отписаться о замечаниях или согласовать уже итоговую версию.
3
В целом автоматизация согласования договоров с помощью 1С Документооборот 8 ПРОФ позволила сократить время от создания договора до его утверждения до 3-х дней, хотя ранее до 7 дней было.
Проект по автоматизации производственной компании был реализован для 20 сотрудников, длительность составила 3,5 месяца и стоимость
внедрения под ключ 1 150 000 рублей.
Работы проводились в технологии Проектного внедрения, подробнее по по ссылке >>>
Заказать предпроектное обследование
